Трудовое право Защита прав работников и работодателей.
Получите бесплатную консультацию прямо сейчас
По России бесплатно
8-800 555-67-55 доб.763
Москва, Московская область
+7 499 703-06-58
Санкт-Петербург и область
+7 812 627-14-96
Вкладыш как продолжение трудовой книжки

Вопросы-ответы Вкладыш как продолжение трудовой книжки

20.06.2019
0
30
5 мин.

При трудоустройстве физического лица на постоянное (основное) место работы, кадровик запрашивает у него ряд документов. Некоторых из них достаточно в ксерокопированном варианте, а другие предъявляются только в оригинале. Что делать, если закончилась трудовая книжка, как верно внести записи, исправить ошибочные, для чего необходим и когда используется вкладыш, какое количество этих бланков может иметь одно физическое лицо в наличии — обо всем этом информация представлена ниже в статье.

Трудовая книжка: характеристика документа

Похожий на современный, изначально бланк введён в середине восемнадцатого века во Франции. Использовался он для предотвращения бродяжничества и выработки дисциплины в трудовой сфере среди населения. Сейчас на территории России имеют одинаковую юридическую силу и одновременно действуют несколько разновидностей документа — по старым формам (советским, 1938 и 1973 годов) и новой (российской, введена в 2004 году). Трудовая книжка имеет установленный образец, ее необходимо заводить персонально на конкретного человека. Формуляр отражает такие сведения, как:

  • Информация, идентифицирующая личность владельца (ФИО, данные о рождении), вносится по удостоверяющему документу (например, паспорту).
  • Приобретенное образование, специальность.
  • Трудовая книжкаПеречень мест работы (всех основных), а также, если гражданин этого желает, пометка о его занятости по совместительству, с обязательной фиксацие наименований организаций, занимаемых должностей, периодах выполнения трудовых функций, документов о приёме и увольнении (дата и номер приказов), переводов и смены квалификации, причин ухода с места работы и прочих существенных изменений.
  • Отметки о достижениях, поощрениях, различных наградах.

Только работодатели гражданина имеют право заводить и делать записи (первую и все последующие) в книжку. В законодательстве чётко регламентированы правила и порядок внесения информации, выдачи бланков. На весь период выполнения должностных обязанностей владельца документа (сотрудника) вся ответственность за сохранность этого бланка лежит в полном объёме на работодателе (организации или ИП). Информация о том, как сделать запись если закончилась трудовая книжка, представлена далее по тексту.

Закончились страницы трудовой: как поступить

Когда человек часто меняет места работы, то непременно возникнет такая ситуация, при которой в документе необходимых страниц для заполнения не останется. Как действовать, если закончилась трудовая книжка, и как начать новую, для грамотного кадровика не составляет большой проблемы. Применительно к конкретной ситуации, решение может различаться.

Заведение нового документа

При трудоустройстве физического лица на первое, основное место занятости обязанность по заведению нового экземпляра трудовой книжки сотруднику лежит на работодателе. Предполагается, что именно этот формуляр станет сопровождать гражданина на протяжении всей его профессиональной деятельности.

Но, если этот бланк будет утерян (самим работником или кадровиком), украден или испорчен, его следует переоформить и восстановить прежде внесённые пометки. Информация о замене трудовой указывается на первой странице записью «Дубликат» (справа вверху, в углу).

Вкладыш как продолжение трудовой книжки

Если в формуляре заканчиваются страницы или графы, то необходимость начинать новую трудовую отсутствует, как и вклеивать дополнительные листы. Достаточно оформить вкладыш и указать это на начальной странице основного документа (например, сделать отметку «Выдан вкладыш: серия, номер»). Продлевающий бланк следует не приклеивать, а вшивать в трудовую.

Образец заполнения

Внимание! Отдельно сам по себе вкладной блок не является действительным.

Порядок выдачи

Ограничений по количеству вкладышей к одной трудовой, подлежащих выдаче, на законодательном уровне нет. Если возникает необходимость в продлевающем документе, то владелец книжки об этом должен быть письменно или устно извещён. Работодателю приступать к заполнению вкладыша следует только после направления ему сотрудником соответствующей просьбы посредством написания заявления.

На руки выдача оригинала трудовой (при наличии в ней вкладыша в том числе) физическому лицу предусмотрена при таких условиях:

  • При расторжении соглашения. Выдается документ обязательно в заключительную дату работы (в день увольнения).
  • Не более чем через три дня по желанию работника после подачи им соответствующего заявления (желательно указывать в нём цель такой необходимости).
  • Одному из родственников умершего сотрудника, взяв расписку у получателя.

Срок предоставления заверенной копии документа — три рабочих дня, исчисляющихся с момента получения от работника просьбы.

Правила оформления записей во вкладыше

Визуально, от первичного бланка вкладыш отличается: имеет менее плотную обложку (из картона), содержит в себе 36 страниц. Но титульные листы, где указывается персональная информация владельца, у них схожи. Все поля продлевающего документа заполняются аналогично правилам ведения граф трудовой:

  • Помарки, сокращения, подчистки, зачёркивания (за некоторым исключением) не допустимы.
  • Запись во вкладыш трудовойПисать нужно только на русском языке.
  • Заполнение происходит ручкой (роллером, с гелевым стержнем или перьевой) с чернилами черного цвета (фиолетового или синего).
  • Год указывается четырёхзначными, а дата и месяц — арабскими двузначными цифрами.
  • Нумерация записей сквозная в каждом аналогичном разделе, продолжает по порядку последнюю из основного документа (или предшествующего продлевающего).
  • Сведения-основания отражаются в соответствии с распорядительным решением руководителя.

Возможные ошибки и их устранение

Трудовую и вкладыш в неё следует вести должным образом для предотвращения возможных негативных последствий в дальнейшем. Зачёркивания, кроме как на титульной странице, в этих документах не допускаются. Наиболее часто встречаемые ошибки и методы их устранения представлены в таблице ниже.

ОшибкаКак исправить
Неверные сведения на титульном листеБланк испорчен, уничтожается с составлением акта и подлежит замене (при только начатом оформлении) или же делается исправительная запись (прочёркиваются тонкой линией неверные сведения и рядом указываются новые)
Ошибочная запись в любой другой графе, сделанная предыдущим нанимателемИсправляется текущим работодателем (на основании оригиналов от прежнего) или тем, кто ошибку допустил: под следующим порядковым номером вносится «Запись за № _ недействительна» и указывается верное содержание с проставлением даты уточнения и реквизитов документа-основания
Неверные даты (приёма, увольнения, перевода и прочие) или номер приказа (другого распорядительного документа)Запись должна быть признана недействительной и далее внесены верные сведения
Орфографическая ошибка (особенно в наименовании должности, попадающей под определённые льготы)Устраняются в общем порядке (через признание записи недействительной)
Неверное внесение записи (например, когда заполнена книжка не того работника)Без проставления нумерации делается отметка: «Запись № _ аннулирована, сведения внесены ошибочно»

Оплата вкладыша

У работодателя всегда должны быть новые, незаполненные трудовые книжки и вкладыши в неё. Хранить их необходимо как бланки строгой отчётности в защищённых помещениях, сейфах или специальных шкафах. Покупать их следует от имени организации (юридического лица или ИП) у производителя (в объединении ГОЗНАК) или через распространителей.

Важно знать! При выдаче этого бланка сотруднику на руки с него подлежит взысканию сумма расходов на его приобретение. Исключением является факт порчи трудовой (со вкладышем или без) по вине кадровика (или другого работника компании).

Нормативные документы

Любая документация на предприятии должна заполняться на основе установленных законом норм. По вопросам, регулирующим правильность и порядок ведения, оформления трудовых и вкладышей в неё, основными регламентирующими нормативными документами являются:

  • ТК РФ.
  • Постановление от 16.04.2003 года (№225).
  • Постановление от 10.10.2003 года (№69).

Заявка на вкладыш

Наличие нескольких трудовых книжек: законно или нет

Случается, что правило заведения трудовой книжки в единственном экземпляре на одного гражданина не всегда соблюдается. На практике наличие нескольких бланков этого документа встречается, если физическое лицо имеет следующие намерения:

  • Желает скрыть негативные события (например, увольнение за допущенные серьёзные нарушения с занесением соответствующей записи в трудовую).
  • Планирует начать работу по совершенно новой для него специальности.
  • Не считает нужным восстанавливать предыдущие записи (при утере) и тратить время.
  • Преследует цель трудоустройства на несколько основных мест работы сразу.

Вышеперечисленные варианты недопустимы и являются нарушением действующего законодательства.

Совет! Единственно верное решение — это восстановление предыдущих записей. Сделать это можно с помощью подачи заявления (об утрате, порче или краже документа) по месту последней работы, когда вина лежит на самом владельце. Работодателю отводится две недели на оформление дубликата с момента приёма обращения.

Если обнаружится факт наличия нескольких трудовых на одного гражданина, то возможны следующие неблагоприятные последствия:

  • Увольнение за предоставление ложных сведений в момент трудоустройства (по статье 81 ТК РФ, пункту 11).
  • Взыскание в судебном порядке предоставленных налоговых вычетов во второй, а также последующих (по времени оформления приёма) организациях-работодателях.
  • Для подсчёта стажа в ПФР (при назначении пенсии) будет принят только один подтверждающий документ.
  • В принудительном порядке подлежат взысканию необоснованно выплаченные компенсации (например, по больничным), возможно также привлечение к уголовному наказанию (по 159-ой и 327-ой статьям УК РФ) за незаконное обогащение.

Таким образом, если в первичном бланке трудовой заканчивается место для внесения информации, то начинать новую, а тем более вклеивать дополнительные листы, не нужно. В этом случае происходит оформления вкладыша. А если книжка утеряна самим физическим лицом или его работодателем, то необходимо приступать к подготовке её дубликата. Правильное заполнение этих документов и грамотное исправление ошибок позволит избежать возможных негативных последствий в дальнейшем.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector