Трудовое право Защита прав работников и работодателей.
Получите бесплатную консультацию прямо сейчас
По России бесплатно
8-800 555-67-55 доб.763 Москва, Московская область
+7 499 703-06-58 Санкт-Петербург и область
+7 812 627-14-96 
При трудоустройстве физического лица на постоянное (основное) место работы, кадровик запрашивает у него ряд документов. Некоторых из них достаточно в ксерокопированном варианте, а другие предъявляются только в оригинале. Что делать, если закончилась трудовая книжка, как верно внести записи, исправить ошибочные, для чего необходим и когда используется вкладыш, какое количество этих бланков может иметь одно физическое лицо в наличии — обо всем этом информация представлена ниже в статье.
Содержание статьи:
Похожий на современный, изначально бланк введён в середине восемнадцатого века во Франции. Использовался он для предотвращения бродяжничества и выработки дисциплины в трудовой сфере среди населения. Сейчас на территории России имеют одинаковую юридическую силу и одновременно действуют несколько разновидностей документа — по старым формам (советским, 1938 и 1973 годов) и новой (российской, введена в 2004 году). Трудовая книжка имеет установленный образец, ее необходимо заводить персонально на конкретного человека. Формуляр отражает такие сведения, как:
Перечень мест работы (всех основных), а также, если гражданин этого желает, пометка о его занятости по совместительству, с обязательной фиксацие наименований организаций, занимаемых должностей, периодах выполнения трудовых функций, документов о приёме и увольнении (дата и номер приказов), переводов и смены квалификации, причин ухода с места работы и прочих существенных изменений.Только работодатели гражданина имеют право заводить и делать записи (первую и все последующие) в книжку. В законодательстве чётко регламентированы правила и порядок внесения информации, выдачи бланков. На весь период выполнения должностных обязанностей владельца документа (сотрудника) вся ответственность за сохранность этого бланка лежит в полном объёме на работодателе (организации или ИП). Информация о том, как сделать запись если закончилась трудовая книжка, представлена далее по тексту.
Когда человек часто меняет места работы, то непременно возникнет такая ситуация, при которой в документе необходимых страниц для заполнения не останется. Как действовать, если закончилась трудовая книжка, и как начать новую, для грамотного кадровика не составляет большой проблемы. Применительно к конкретной ситуации, решение может различаться.
При трудоустройстве физического лица на первое, основное место занятости обязанность по заведению нового экземпляра трудовой книжки сотруднику лежит на работодателе. Предполагается, что именно этот формуляр станет сопровождать гражданина на протяжении всей его профессиональной деятельности.
Но, если этот бланк будет утерян (самим работником или кадровиком), украден или испорчен, его следует переоформить и восстановить прежде внесённые пометки. Информация о замене трудовой указывается на первой странице записью «Дубликат» (справа вверху, в углу).
Если в формуляре заканчиваются страницы или графы, то необходимость начинать новую трудовую отсутствует, как и вклеивать дополнительные листы. Достаточно оформить вкладыш и указать это на начальной странице основного документа (например, сделать отметку «Выдан вкладыш: серия, номер»). Продлевающий бланк следует не приклеивать, а вшивать в трудовую.
Внимание! Отдельно сам по себе вкладной блок не является действительным.
Ограничений по количеству вкладышей к одной трудовой, подлежащих выдаче, на законодательном уровне нет. Если возникает необходимость в продлевающем документе, то владелец книжки об этом должен быть письменно или устно извещён. Работодателю приступать к заполнению вкладыша следует только после направления ему сотрудником соответствующей просьбы посредством написания заявления.
На руки выдача оригинала трудовой (при наличии в ней вкладыша в том числе) физическому лицу предусмотрена при таких условиях:
Срок предоставления заверенной копии документа — три рабочих дня, исчисляющихся с момента получения от работника просьбы.
Визуально, от первичного бланка вкладыш отличается: имеет менее плотную обложку (из картона), содержит в себе 36 страниц. Но титульные листы, где указывается персональная информация владельца, у них схожи. Все поля продлевающего документа заполняются аналогично правилам ведения граф трудовой:
Писать нужно только на русском языке.Трудовую и вкладыш в неё следует вести должным образом для предотвращения возможных негативных последствий в дальнейшем. Зачёркивания, кроме как на титульной странице, в этих документах не допускаются. Наиболее часто встречаемые ошибки и методы их устранения представлены в таблице ниже.
| Ошибка | Как исправить |
|---|---|
| Неверные сведения на титульном листе | Бланк испорчен, уничтожается с составлением акта и подлежит замене (при только начатом оформлении) или же делается исправительная запись (прочёркиваются тонкой линией неверные сведения и рядом указываются новые) |
| Ошибочная запись в любой другой графе, сделанная предыдущим нанимателем | Исправляется текущим работодателем (на основании оригиналов от прежнего) или тем, кто ошибку допустил: под следующим порядковым номером вносится «Запись за № _ недействительна» и указывается верное содержание с проставлением даты уточнения и реквизитов документа-основания |
| Неверные даты (приёма, увольнения, перевода и прочие) или номер приказа (другого распорядительного документа) | Запись должна быть признана недействительной и далее внесены верные сведения |
| Орфографическая ошибка (особенно в наименовании должности, попадающей под определённые льготы) | Устраняются в общем порядке (через признание записи недействительной) |
| Неверное внесение записи (например, когда заполнена книжка не того работника) | Без проставления нумерации делается отметка: «Запись № _ аннулирована, сведения внесены ошибочно» |
У работодателя всегда должны быть новые, незаполненные трудовые книжки и вкладыши в неё. Хранить их необходимо как бланки строгой отчётности в защищённых помещениях, сейфах или специальных шкафах. Покупать их следует от имени организации (юридического лица или ИП) у производителя (в объединении ГОЗНАК) или через распространителей.
Важно знать! При выдаче этого бланка сотруднику на руки с него подлежит взысканию сумма расходов на его приобретение. Исключением является факт порчи трудовой (со вкладышем или без) по вине кадровика (или другого работника компании).
Любая документация на предприятии должна заполняться на основе установленных законом норм. По вопросам, регулирующим правильность и порядок ведения, оформления трудовых и вкладышей в неё, основными регламентирующими нормативными документами являются:
Случается, что правило заведения трудовой книжки в единственном экземпляре на одного гражданина не всегда соблюдается. На практике наличие нескольких бланков этого документа встречается, если физическое лицо имеет следующие намерения:
Вышеперечисленные варианты недопустимы и являются нарушением действующего законодательства.
Совет! Единственно верное решение — это восстановление предыдущих записей. Сделать это можно с помощью подачи заявления (об утрате, порче или краже документа) по месту последней работы, когда вина лежит на самом владельце. Работодателю отводится две недели на оформление дубликата с момента приёма обращения.
Если обнаружится факт наличия нескольких трудовых на одного гражданина, то возможны следующие неблагоприятные последствия:
Таким образом, если в первичном бланке трудовой заканчивается место для внесения информации, то начинать новую, а тем более вклеивать дополнительные листы, не нужно. В этом случае происходит оформления вкладыша. А если книжка утеряна самим физическим лицом или его работодателем, то необходимо приступать к подготовке её дубликата. Правильное заполнение этих документов и грамотное исправление ошибок позволит избежать возможных негативных последствий в дальнейшем.
