Трудовое право Защита прав работников и работодателей.
Получите бесплатную консультацию прямо сейчас
По России бесплатно
8-800 555-67-55 доб.763 Москва, Московская область
+7 499 703-06-58 Санкт-Петербург и область
+7 812 627-14-96 
В России незаменимым документом, отражающим хронологию деятельности взрослого работоспособного населения, признан особый вид полиграфической продукции. У людей, быстро меняющих места производства, или обладающих огромным стажем, чаще других появляется возможность оформить вкладыш в трудовую книжку. Он считается ее продолжением и выполняет аналогичные функции. Процедура введения необходимых данных и порядок движения этих документов регулируется законом.
Содержание статьи:
Данный формуляр гражданин получает во время первого устройства в учреждение, и затем он становится вместилищем информации о смене мест работы, продвижении по карьерной лестнице, или получении наград и поощрений. Когда пустого пространства на разворотах разделов не остается, кадровый служащий обязан подшить к основному документу несколько дополнительных страниц, скрепленных между собой.
Вкладыш – это особый вид печатной продукции, абсолютно схожий с трудовой книжкой и отличающийся названием, более низким качеством листов и их оттенком. Он эффективно дополняет основной формуляр, а его структура утверждена Постановлением за № 225 Правительства РФ от 16.04.2003 г. Многостраничная брошюра выступает в роли продолжения книжки, и предъявляется только вместе с ней, поэтому не может оформляться отдельно, поскольку не будет иметь юридической силы.
У определенной категории граждан можно встретить такой документ, но только старого образца, существенно отличающийся внешним видом. На фасадном листе имеется герб СССР, название и строки для введения основной информации. Применение устаревших приложений в настоящее время вызывает споры, но поскольку они отсутствуют в списках документов, утративших законную силу, то могут приниматься руководством.
Каждый отдельный вкладыш последней модификации выпускается как брошюра и учитывается при составлении отчетов. Он имеет номер и серию, вносимую при регистрации. Как и в основной книге, здесь содержится два раздела. Первый насчитывает 9 разворотов, куда вводятся сведения о продвижении по службе, перемещениях на работе. Второй имеет 8 пар смежных страниц, и отражает информацию о награждениях. Каждая пара расчерчена на 4 графы, куда заносятся данные:
Совет! Для защиты уже заполненных полей от исправлений представитель ОК может применять специальные средства – голограммы. Однако такие операции носят вольный характер, поэтому использование этих отличительных знаков не считается обязательным.
Книга, содержащая информацию о трудовой деятельности человека, является самостоятельным видом документации. Ее дееспособность признается во всех организациях и компаниях, действующих в России. Бланк-брошюра, наоборот, является только приложением к основному формуляру и считается обычной бумажкой отдельно от него. Вкладыш должен быть подшит в трудовую книжку, но при этом нужно знать, как оформить эту операцию.
Работодатель извещает сотрудника, поскольку без его ведома присоединение бланка не считается законным.Вся информация фиксируется сотрудником ОК. Для таких целей существует приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша. Позже скрепленные брошюрки помещают в хранилище
Бланк вкладыш в трудовую книжку является официальным приложением. Учитывая значимость используемых документов, был принят Порядок их оформления, ведения и учета . Однако в нем, равно как и в Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда, отсутствуют правила заполнения бланка-приложения. Но многолетняя практика позволяет четко выполнять данную процедуру.
На первой странице фиксируются основные сведения о владельце. Они обязаны в точности дублировать данные, которые указаны в первичной документации:
Внизу необходимо зафиксировать число, когда приложение было оформлено (то есть сделана первая запись), вписать фамилию, инициалы уполномоченного лица и его подпись. Расписаться обязан и сам хозяин документа. Поскольку вкладыш призван продолжать полностью исписанную трудовую книжку, то он заполняется аналогично ей. Записи здесь следует нумеровать с учетом предыдущих событий. Это позволит не нарушать очередности и сохранить сквозной счет.
Чтобы легализовать бланк-приложение, необходимо в трудовой книжке поставить печать с указанием того, что «Выдан вкладыш», рядом указать его серию и номер. Если штампа в организации нет, то заметка выполняется прописным шрифтом. Обычно ее размещают в левом верхнем углу с внутренней стороны титульного листа.
В бланке-приложении, как и в самом документе о труде, не разрешается использовать сокращения слов. Все сведения нужно вписывать в полном объеме.
Во время процедуры выдачи и оформления вкладыша руководитель, инспектор ОК, должностные лица способны допускать некоторые ошибки или неточности. Наиболее типичными считаются следующие.
Внимание! Еще одной типичной ошибкой является попытка внесения сведений об уровне образования сотрудника, которые были актуальными при заполнении старых образцов. Согласно действующим нормам данные должны соответствовать тем, что указаны в документах первой очереди.
После окончания процедуры оформления вкладыша, его необходимо надежно скрепить с трудовой книжкой. В ином варианте он становится ненастоящим и теряет юридическую силу. Многие допускают ошибку, заменяя чистыми листами бланк-приложение или открывая новую трудовую книжку. Такие действия являются противозаконными и категорически запрещены. Ответственность за них ложится на руководство учреждения.
Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, обязаны знать, прежде всего, сотрудники ОК, поскольку дополненная таким образом, она должна соответствовать нормам и быть удобной в использовании. Пункт 38 действующих Правил никаких вольностей (скалывание скрепками или степлером) не допускает, а предписывает прошивать оба документа. Для выполнения данной операции потребуются: шило, игла, прочные нитки, ножницы. Законодательством не предусмотрены правила проведения процедуры, но существует определенный пошаговый алгоритм действий.
Шов должен быть надежным. Чтобы он не разошелся, можно наклеить небольшой стикер, на котором поставить штамп «Вкладыш» или написать « прошито и скреплено печатью». Некоторые для прочности заливают узелок сургучом. Для обеспечения надежности все способы хороши, главное – это удобство дальнейшего использования.
Несмотря на то, что присоединение вкладыша к основной книжке признано распространенной практикой, правила его ведения и порядок заполнения не отражены в нормативной документации. Из-за этого у руководства и полномочных лиц часто возникают различные сложности с его оформлением и учетом.
Нередки случаи, когда основная рабочая книжка потеряна, или испорчена настолько, что не подлежит восстановлению. Ей на смену на предприятии выдается новая. Процедура выдачи такая. Работник извещает письменным заявлением руководство текущего места работы. Не позднее 15 дней предоставляется другой документ с надписью «Дубликат», которая размещается с правой верхней стороны главного листа.
Воспроизведение утерянных данных происходит аналогично другим документам. Представитель ОК может просто вписать общий стаж. Одновременно сам трудящийся способен восстановить хронологию событий, посетив места прежней работы. Там руководство обязано обратиться к архиву для получения и внесения интересующей информации с указанием решений о приеме и увольнении.
Дополнительное вложение прикрепляется к трудовой книжке работника только когда обнаруживается отсутствие в ней строк для введения информации. Так как законом не установлено, сколько вкладышей можно подшивать к одному документу, то их число способно быть неограниченным. Главное, чтобы каждый последующий был оформлен должным образом в соответствии с действующими нормами и в основном документе имелся штамп, подтверждающий факт вложения. Следует помнить, что при заполнении бланка-приложения нумерация должна продолжаться, а не начинаться с единицы.
Постановлением Правительства РФ за № 225 закреплен порядок приобретения и оплаты вкладышей в трудовую книжку, а также есть сведения о том, кто должен их покупать. Так, в п. 46 четко прописано, что вышеуказанные документы обязаны заказывать работодатели в специализированных типографиях. Оплата производится из бюджета организации или компании. Однако допустимо, что купить полиграфическую продукцию могут и сами работники, поскольку их свободно можно взять и приобрести в магазинах канцтоваров.
Важно знать! Трудовая книжка выдается руководителем при первом устройстве гражданина на работу на бесплатной основе, тогда как за вкладыш с него взимается определенная плата. И она включает не цену по номиналу, а стоимость с учетом расходов, которые понесло предприятие при закупке и оформлении этих документов.
Исключение составляют ситуации, когда кадровый служащий допускает ошибку и портит купленный бланк. Он обязательно заменяется новым за счет руководства.
Согласно законодательству трудовая книжка призвана содержать хронологию деятельности и количество отработанных лет трудоспособных граждан. Об этом говорится и в Правилах ведения и учета основного формуляра. Указано также, что каждый работающий человек вправе иметь исключительно один экземпляр трудовой книжки, выдаваемой руководством во время приема в учреждение.
Если же все ее внутреннее содержимое наполнено до предела, и пустых строк для введения служебной информации не остается, работодатель обязан присоединить вкладыш, и впоследствии оформить его и вести в том же порядке что и трудовую. Если же возникает необходимость, он имеет право выдавать неограниченное число бланков. Тогда слева в верхнем углу на внутренней поверхности титульного листа ставится печать, прописывается серия и номер нового приложения.
После заполнения всех страниц трудовой книжки служебной информацией, единственно правильным решением является присоединение вкладыша, который необходим для отображения хронологии событий и обеспечения надежности. Другие варианты в данном случае могут оказаться неправомочными. Приложение имеет законную силу только в сочетании с основным документом. Иначе он считается недействительным и не может использоваться руководством предприятия или сотрудником.
