Требования к оформлению вкладыша в трудовую книжку

Требования к оформлению вкладыша в трудовую книжку

В России незаменимым документом, отражающим хронологию деятельности взрослого работоспособного населения, признан особый вид полиграфической продукции. У людей, быстро меняющих места производства, или обладающих огромным стажем, чаще других появляется возможность оформить вкладыш в трудовую книжку. Он считается ее продолжением и выполняет аналогичные функции. Процедура введения необходимых данных и порядок движения этих документов регулируется законом.

Заведение вкладыша в трудовую книжку

Данный формуляр гражданин получает во время первого устройства в учреждение, и затем он становится вместилищем информации о смене мест работы, продвижении по карьерной лестнице, или получении наград и поощрений. Когда пустого пространства на разворотах разделов не остается, кадровый служащий обязан подшить к основному документу несколько дополнительных страниц, скрепленных между собой.

Вкладыш: что это такое

Вкладыш – это особый вид печатной продукции, абсолютно схожий с трудовой книжкой и отличающийся названием, более низким качеством листов и их оттенком. Он эффективно дополняет основной формуляр, а его структура утверждена Постановлением за № 225 Правительства РФ от 16.04.2003 г. Многостраничная брошюра выступает в роли продолжения книжки, и предъявляется только вместе с ней, поэтому не может оформляться отдельно, поскольку не будет иметь юридической силы.

ВкладышУ определенной категории граждан можно встретить такой документ, но только старого образца, существенно отличающийся внешним видом. На фасадном листе имеется герб СССР, название и строки для введения основной информации. Применение устаревших приложений в настоящее время вызывает споры, но поскольку они отсутствуют в списках документов,  утративших законную силу, то могут приниматься руководством.

Каждый отдельный вкладыш последней модификации выпускается как брошюра и учитывается при составлении отчетов. Он имеет номер и серию, вносимую при регистрации. Как и в основной книге, здесь содержится два раздела. Первый насчитывает 9 разворотов, куда вводятся сведения о продвижении по службе, перемещениях на работе. Второй имеет 8 пар смежных страниц, и отражает информацию о награждениях. Каждая пара расчерчена на 4 графы, куда заносятся данные:

  1. Нумерация событий.
  2. Дата введения информации.
  3. Сведения о том, когда сотрудник поступил на работу, уволился, перешел на другую должность или место.
  4. Основание для внесения записи (указ, норматив, распоряжение).

Совет! Для защиты уже заполненных полей от исправлений представитель ОК может применять специальные средства – голограммы. Однако такие операции носят вольный характер, поэтому  использование этих отличительных знаков не считается обязательным.

Причины и порядок выдачи

Книга, содержащая информацию о трудовой деятельности человека, является самостоятельным видом документации. Ее дееспособность признается во всех организациях и компаниях, действующих в России. Бланк-брошюра, наоборот, является только приложением к основному формуляру и считается обычной бумажкой отдельно от него. Вкладыш должен быть подшит в трудовую книжку, но при этом нужно знать, как оформить эту операцию.

  1. Вкладыш и трудоваяРаботодатель извещает сотрудника, поскольку без его ведома присоединение бланка не считается законным.
  2. Последний пишет заявление, и отдает его на рассмотрение руководства.
  3. В случае одобрения составляется распорядительный акт (например, приказ), где указываются реквизиты организации или компании, основание (письменная просьба работника), а также номер, серия и день выдачи бланка-приложения.
  4. Руководитель подписывает приказ и назначает полномочного представителя, обязанного выполнить данную процедуру.
  5. После окончания процесса оповещают сотрудника о том, что вкладыш оформлен, и присоединяется к книге о труде. Следует учесть, что он должен соответствовать действующему образцу, даже если основной документ был выдан несколько десятков лет назад.

Вся информация фиксируется сотрудником ОК. Для таких целей существует приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша. Позже скрепленные брошюрки помещают в хранилище

Правила оформления

Бланк вкладыш в трудовую книжку является официальным приложением. Учитывая значимость используемых документов, был принят Порядок их оформления, ведения и учета . Однако в нем, равно как и в Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда, отсутствуют правила заполнения бланка-приложения. Но многолетняя практика позволяет четко выполнять данную процедуру.

На первой странице фиксируются основные сведения о владельце. Они обязаны в точности дублировать данные, которые указаны в первичной документации:

  • Имя, Фамилию, Отчество;
  • место, число, год рождения;
  • информацию об образовании, (наличии аттестата, диплома);
  • специальность и профессия.

Внизу необходимо зафиксировать число, когда приложение было оформлено (то есть сделана первая запись), вписать фамилию, инициалы уполномоченного лица и его подпись. Расписаться обязан и сам хозяин документа. Поскольку вкладыш призван продолжать полностью исписанную трудовую книжку, то он заполняется аналогично ей. Записи здесь следует нумеровать с учетом предыдущих событий. Это позволит не нарушать очередности и сохранить сквозной счет.

Бланк вкладыш внутриЧтобы легализовать бланк-приложение, необходимо в трудовой книжке поставить печать с указанием того, что «Выдан вкладыш», рядом указать его серию и номер. Если штампа в организации нет, то заметка выполняется прописным шрифтом. Обычно ее размещают в левом верхнем углу с внутренней стороны титульного листа.

В бланке-приложении, как и в самом документе о труде, не разрешается использовать сокращения слов. Все сведения нужно вписывать в полном объеме.

Распространенные ошибки и их исправление

Во время процедуры выдачи и оформления вкладыша руководитель, инспектор ОК, должностные лица способны допускать некоторые ошибки или неточности. Наиболее типичными считаются следующие.

  1. Неправильное введение основной информации о владельце. Если нарушение выявляется на стадии заполнения бланка, он фиксируется как испорченный, а вместо него заводится другой.
  2. Оформление новой трудовой вместо присоединения пустого бланка-приложения в действующий документ.
  3. Бланк заведен ошибочно, но в основном формуляре уже выполнена отметка о совершении операции. Вкладыш отсоединяется, замечание аннулируется путем зачеркивания, а рядом вносятся пояснения, заверенные печатью и подписью уполномоченного сотрудника.

Внимание! Еще одной типичной ошибкой является попытка внесения сведений об уровне образования сотрудника, которые были актуальными при заполнении старых образцов. Согласно действующим нормам данные должны соответствовать тем, что указаны в документах первой очереди.

Способ закрепления вкладыша

После окончания процедуры оформления вкладыша, его необходимо надежно скрепить с трудовой книжкой. В ином варианте он становится ненастоящим и теряет юридическую силу. Многие допускают ошибку, заменяя чистыми листами бланк-приложение или открывая новую трудовую книжку. Такие действия являются противозаконными и категорически запрещены. Ответственность за них ложится на руководство учреждения.

Вкладыш в трудовую книжкуКак правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, обязаны знать, прежде всего, сотрудники ОК, поскольку дополненная таким образом, она должна соответствовать нормам и быть удобной в использовании. Пункт 38 действующих Правил никаких вольностей (скалывание скрепками или степлером) не допускает, а предписывает прошивать оба документа. Для выполнения данной операции потребуются: шило, игла, прочные нитки, ножницы. Законодательством не предусмотрены правила проведения процедуры, но существует определенный пошаговый алгоритм действий.

  1. В пустой вкладыш внести необходимые записи. Это делается для удобства письма.
  2. Выбрать место присоединения. Обычно бланк пришивают между последним листом разворота и обложкой, хотя можно прикрепить его и в середине. Но такое расположение позволяет сохранять хронологию записей, и не путаться при проставлении нумерации.
  3. Развернуть вкладыш посередине и на равном удалении сделать 4 прокола шилом. Такие же действия проделать и с книжкой. Отверстия должны располагаться симметрично.
  4. Соединить бланк с основным документом, совместив проколы и следя за тем, чтобы края были идеально подогнаны.
  5. Сквозь проколотые места нужно пропустить несколько раз иглу с ниткой, концы последней аккуратно вывести наружу и прочно связать узлом. Лишнее отрезать ножницами.

Шов должен быть надежным. Чтобы он не разошелся, можно наклеить небольшой стикер, на котором поставить штамп «Вкладыш» или написать « прошито и скреплено печатью». Некоторые для прочности заливают узелок сургучом. Для обеспечения надежности все способы хороши, главное – это удобство дальнейшего использования.

Важные нюансы

Несмотря на то, что присоединение вкладыша к основной книжке признано распространенной практикой, правила его ведения и порядок заполнения не отражены в нормативной документации. Из-за этого у руководства и полномочных лиц часто возникают различные сложности с его оформлением и учетом.

Как заполнять вкладыш в трудовую книжку

Выдача дубликата вкладыша

Нередки случаи, когда основная рабочая книжка потеряна, или  испорчена настолько, что не подлежит восстановлению. Ей на смену на предприятии выдается новая. Процедура выдачи такая. Работник извещает письменным заявлением руководство текущего  места работы. Не позднее 15 дней предоставляется другой документ с надписью «Дубликат», которая размещается с правой верхней стороны главного листа.

Воспроизведение утерянных данных происходит аналогично другим документам. Представитель ОК может просто вписать общий стаж. Одновременно сам трудящийся способен восстановить хронологию событий, посетив места прежней работы. Там руководство обязано обратиться к архиву для получения и внесения интересующей информации с указанием решений о приеме и увольнении.

Заведение нового вкладыша

Дополнительное вложение прикрепляется к трудовой книжке работника только когда обнаруживается отсутствие в ней строк для введения информации. Так как законом не установлено, сколько вкладышей можно подшивать к одному документу, то их число способно быть неограниченным. Главное, чтобы каждый последующий был оформлен должным образом в соответствии с действующими нормами и в основном документе имелся штамп, подтверждающий факт вложения. Следует помнить, что при заполнении бланка-приложения нумерация должна продолжаться, а не начинаться с единицы.

Внесение платы за документ

Постановлением Правительства РФ за № 225 закреплен порядок приобретения и оплаты вкладышей в трудовую книжку, а также есть сведения о том, кто должен их покупать. Так, в п. 46 четко прописано, что вышеуказанные документы обязаны заказывать работодатели в специализированных типографиях. Оплата производится из бюджета организации или компании. Однако допустимо, что купить полиграфическую продукцию могут и сами работники, поскольку их свободно можно взять и приобрести в магазинах канцтоваров.

Важно знать! Трудовая книжка выдается руководителем при первом устройстве гражданина на работу на бесплатной основе, тогда как за вкладыш с него взимается определенная плата. И она включает не цену по номиналу, а стоимость с учетом расходов, которые понесло предприятие при закупке и оформлении этих документов.

Исключение составляют ситуации, когда кадровый служащий допускает ошибку и портит купленный бланк. Он обязательно заменяется новым за счет руководства.

Новая трудовая или вкладыш: что выбрать

Согласно законодательству трудовая книжка призвана содержать хронологию деятельности и количество отработанных лет трудоспособных граждан. Об этом говорится и в Правилах ведения и учета основного формуляра. Указано также, что каждый работающий человек вправе иметь исключительно один экземпляр трудовой книжки, выдаваемой руководством во время приема в учреждение.

Если же все ее внутреннее содержимое наполнено до предела, и пустых строк для введения служебной информации не остается, работодатель обязан присоединить вкладыш,  и впоследствии оформить его и вести в том же порядке что и трудовую. Если же возникает необходимость, он имеет право выдавать неограниченное число бланков. Тогда слева в верхнем углу на внутренней поверхности титульного листа ставится печать, прописывается серия и номер нового приложения.

Заключение

После заполнения всех страниц трудовой книжки служебной информацией, единственно правильным решением  является присоединение вкладыша, который необходим для отображения хронологии событий и обеспечения надежности. Другие варианты  в данном случае могут оказаться неправомочными. Приложение имеет законную силу только в сочетании с основным документом. Иначе он считается недействительным и не может использоваться руководством предприятия или сотрудником.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Наталья Крылова/ автор статьи
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Трудовое право
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector