Правила ведения и оформления трудовой книжки

Правила ведения и оформления трудовой книжки

Важнейшим документом официально работающего гражданина является трудовая книжка. В ней фиксируются сведения обо всех местах и периодах занятости. На ее основании можно сделать вывод о стаже человека, его профессиональной ориентации, о наложенных взысканиях и наградах. С учетом того, что в книжку также вносится информация об основаниях увольнения и выговорах, это своего рода сдерживающий фактор. Мало кто из работодателей берет на хорошую должность специалистов, ушедших с прежнего места в связи с нарушениями дисциплины.

Правила заведения, учета и хранения трудовой книжки

Трудовая книжка является унифицированным документом, следовательно, в отношении нее на законодательном уровне установлены определенные правила. Они касаются не только особенностей заполнения, но также и хранения кадровиками. На текущий момент в России распространено несколько видов трудовых книжек, последние изменения в образец вносились в 2004 году. Тогда же было принято решение не заменять имеющиеся экземпляры, но выдавать уже новый стандарт.

Трудовая книжка

Законодательное регулирование

Ключевым нормативным актом является 66 статья ТК РФ. Там описано, как в частности завести трудовую книжку. Современный вид документа был утвержден Постановлением Правительства № 225 от 2003 года. Серьезных изменений произведено не было, только некоторая модификация дизайна, поэтому старые экземпляры из оборота не выводились.

Внимание! Важным актом является приказ Минфина №117н, указывающий на правила хранения, заполнения и на то, где взять трудовые книжки.

Для чего нужна

Трудовая книжка – ключевой документ, подтверждающий официальную занятость гражданина и его стаж. Она имеет несколько назначений:

  • расчет пенсии при предоставлении в ПФР при достижении возраста выхода на отдых;
  • предоставление при трудоустройстве, указывает на опыт человека.

На основании этого можно сделать вывод, что первостепенно оригинал нужен самому работнику. Это документальное доказательство его стажа, а также косвенная рекомендация. Далее рассмотрим, как сделать трудовую книжку.

Получение трудовой книжки

В большинстве случаев оформление трудовой книжки реализуется на первом месте устройства. Ее делает работодатель и хранит у себя вплоть до ухода сотрудника. Это его обязанность. Иногда людям оформляют документ при выпуске из университета, однако, это редкость и особо не имеет смысла. Поспособствовать трудоустройству наличие книжки не может.

Важно знать! Документ оформляется с шестнадцати лет, так как в этом возрасте человек может самостоятельно заключить трудовой договор. Иногда это делается и в четырнадцать, но для подростка необходимо согласие одного из родителей.

Правила заполнения и ведения

Вести трудовую книжку на сотрудника работодатель обязан, если человек оформлен у него свыше пяти дней и это основное место занятости гражданина. Это правило не распространяется на совместителей. Но оно касается абсолютно всех лиц, предоставляющих вакансии. Рассмотрим несколько важных аспектов о том, как оформить трудовую книжку:

  1. Применяется перьевая, гелиевая ручка темных цветов.
  2. Даты пишутся цифрами. При необходимости перед числом ставится ноль.
  3. Не допускаются сокращения.

Отметим, что при внесении корректировок из-за ошибок нельзя зачеркивать информацию. Необходимо ниже написать о признании сведений недействительными и далее поместить актуальные данные. Такова форма ведения трудовой книжки.

Порядок учета и система хранения

Все работодатели, независимо от организационно-правовой формы, должны строго соблюдать правила учета и хранения трудовых книжек. Для этого надо заводить несколько журналов:

  1. Приходно-расходная книга. Данный документ ведет бухгалтерия, фиксирует движение книжек и вкладышей.
  2. Книга учета движения. Кадровики или иной отдел, принимающий и увольняющий с работы, вносят сведения о взятии или выдаче документа.

Трудовая книжка РФ

Требования к данным журналам также достаточно строгие. Во-первых, книги должны быть прошнурованы и иметь номера страниц. Во-вторых, заверены и подписаны руководителем предприятия. В-третьих, опломбированы.

Совет! Что касается правил хранения, то доступ к трудовым книжкам должны иметь только уполномоченные по работе с ними сотрудники. Во избежание порчи кладутся документы в металлический ящик или сейф.

Вкладыш в трудовую книжку

Как отмечалось выше, правила внесения сведений в трудовую книжку строго регламентированы. Недопустимы исправления и какие-либо перечеркивания в документе, поэтому, когда в любом из разделов, например, награждения, заканчивается место – заводится вкладыш. Нельзя ни вклеить страницы, ни завести новую книжку, поскольку закон строго указывает на то, что нужно делать.

Вкладыш оплачивается сотрудником, но выдается работодателем, так как руководство компаний уполномочено приобретать лицензированные книжки и их составные части. Дополнительные страницы могут потребоваться даже для заполнения единственной записи – увольнения на пенсию.

Количество вкладышей законом не ограничено, их может быть бесчисленное множество, но они действительны только вместе с трудовой книжкой. Вклеивать или прикреплять степлером каточку нельзя, ее надо вшить. Делается это посредством нитки и шила. Нумерация во вкладыше продолжает основную, а не начинается заново.

Законность исправления записей в трудовой

Сведения в трудовую книжку вносятся сотрудниками кадрового отдела, поэтому не исключен человеческий фактор, то есть присутствует вероятность ошибки. Условно неправильные данные можно поделить на две группы:

  1. Исправления в трудовойНа титульном листе – можно зачеркнуть одной полосой, чтобы текст был читаем.
  2. В остальных разделах – разрешено только признание записей недействительными.

Как правило, если ошибка обнаруживается на этапе заполнения лицевой страницы, документ просто переписывается, а не исправляется.

Если неверную информацию указал прежний руководитель, то самым простым способом будет обращение к нему с просьбой о корректировке сведений. Альтернативным путем может быть запрос от текущего начальства.

Стандартная процедура признания записи недействительной распространяется и на ошибки, связанные с датами. Это же касается сведений о поощрениях, всей информации во вкладыше.

Важно знать! Корректировка данных на титульном листе допустима, потому что персональные сведения могут меняться: девушка сменила фамилию при замужестве, человек получил высшее образование и так далее. В пенсионном фонде можно узнать только о перечислениях от работодателя, что косвенно подтверждает трудоустройство.

Порядок выдачи при увольнении

Расторжение трудового соглашения сопровождается выдачей книжки. На базе приказа об увольнении в документ вносятся определенные сведения:

  • дата ухода;
  • причина  расторжения соглашения.

Книжка выдается в последний день присутствия гражданина вместе с полным расчетом. Благодарности и испытательный срок в ней не указываются. Задержка в получении сотрудником документа грозит руководству денежным штрафом, а также необходимостью выплатить компенсацию работнику за все дни незаконного удержания.

Если в последний день, указанный в приказе, служащий книжку не забрал, то работодатель направляет по почте уведомление о необходимости получить документ. После отправки подобного письма, независимо от того, пришел ли человек, компания перестает нести ответственность за удержание.

Увольнение

Уточняя, как получить трудовую книжку в случае смерти гражданина, отметим, что она выдается одному из родственников или отправляется по почте. Для второго варианта необходим письменный запрос принимающей стороны.

Запрос на дубликат трудовой по требованию

Трудовое законодательство не содержит информации относительно выдачи дубликатов книжек. Следовательно, стоит ориентироваться на Постановление Правительства о правилах хранения и использования данного документа. Согласно указанному нормативному акту трудовая книжка подлежит замене, если:

  • была утеряна;
  • пришла в негодность – порвана, испачкана и так далее;
  • массовая утрата книжек работодателем в связи с чрезвычайной ситуацией.

Если человек приходит устраиваться с испорченным документом, то его заменой должна заниматься предыдущая компания.

Внимание! Оформление дубликата производится на основании заявления служащего. Когда в книжке информация не читаема, необходимо доказать свое трудоустройство иными документами, например, справками с предыдущих мест.

Действия при утере и порядок восстановления

Последовательность действий при восстановлении трудовой книжки зависит от того, кто виноват в ее отсутствии. В любом случае заниматься непосредственным оформлением будет руководство компании, а вот поиском документов, подтверждающих факт предыдущего устройства, либо сотрудник, если он потерял, либо работодатель.

По общему правилу шаги будут следующие:

  1. Трудовая в отделе кадровНаписание заявления о восстановлении трудовой книжки, если она пропала по вине служащего.
  2. Сбор сведений о предыдущих местах работы, подтверждаемых документально, если это не первое место трудоустройства гражданина.
  3. Заведение нового документа стандартной формы.

Если была утеряна, то делается не дубликат, а просто новый экземпляр. Ответом на вопрос, как оформить новую трудовую книжку впервые, также будет обращение к начальству. Сложнее всего восстановить сведения, если компания, в которой ранее трудился человек, ликвидирована. Тут надо либо искать правопреемника фирмы, либо узнавать в каком архиве хранятся документы по тому предприятию.

Трудовая книжка – один из важнейших документов гражданина. Несмотря на то, что она не является идентификационным, и не содержит уникальные сведения (всю информацию можно восстановить посредством различных источников), она считается визитной карточкой наемного сотрудника. В нее вносятся данные о стаже, местах трудоустройства, причинах увольнения. Это документ строго унифицированный, в нем не допускаются исправления в виде зачеркивания информации (за исключение смены фамилии при замужестве), а при порче оформляется дубликат.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Карина Казенец/ автор статьи
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Трудовое право
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector