Как правильно заполнять трудовую книжку

Как правильно заполнять трудовую книжку

Первичное заключение договора с директором предприятия — основание для оформления трудовой. В документе отражается информация о приеме на работу, переквалификации, аннулировании соглашения. Сведения нужны для установления стажа, пенсионных начислений. Отсутствие книжки при трудовой занятости – нарушение требований нормативно-правового акта.

Общие понятия

Документом, удостоверяющим рабочий стаж гражданина, является трудовая. Внесение данных допустимо только руководителями организации, которые признаны юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями. Документ считается гарантом, подтверждающим пенсионные отчисления со стороны работодателя. Для оформления требуется наличие внутреннего паспорта, СНИЛСа. Книжка заводится директором компании при первом трудоустройстве.

ТрудоваяЕе ведение продолжается на протяжении всей деятельности гражданина. Документация подлежит обязательной отчетности. Информация о вкладышах заносится в приходно-расходную книгу. Кадровая служба предприятия ведет учет их движения при принятии на работу, увольнении. Документ хранится в металлическом сейфе в специально отведенном кабинете. Гражданин получает бланк при аннулировании соглашения. В исключительных ситуациях книжка выдается сотруднику под роспись с дальнейшим возвращением.

Правила заполнения

Правило заполнения трудовой книжки – внесение записи русскими буквами гелиевыми, шариковыми ручками темными, синими чернилами. Если в субъекте Федерации в составе России установлен национальный язык, документ заполняется одновременно в нескольких вариациях. Не допускаются зачеркивание, помарки, использование сокращений. При фиксации новой информации ставится личная роспись для доказательства ознакомления сотрудника с внесенными данными.

Общие правила оформления

Законодательством закреплен шаблон заполнения трудовой книжки. На титуле записываются фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование и ставится роспись сотрудника. Заглавная страница заверяется начальником кадров с проставлением штампа. Данные фиксируются по паспорту, диплому или иным бумагам, подтверждающим получение знаний, квалификации. На следующем листе бланка указываются номер записи, число, информация о трудоустройстве с отсылкой на статью законодательного акта, наименование постановления, по которому внесены изменения. При заполнении используются арабские цифры, где дата и месяц состоят из двух знаков, год – из четырех. Дополнительные данные:

  • прохождение военной службы (для мужчин);
  • срок повышения квалификации, переподготовки;
  • получение знаков отличия, почетных дипломов.

Важно знать! Первоначальная запись в трудовую книжку вносится с указанием номера, даты устройства на работу, должности с отсылкой на локальный приказ, по данным которого осуществляется включение сотрудника в штат. Каждая заметка должна быть подтверждена печатью организации. При использовании всех страниц вклеивается вкладыш с проставленным штампом. Дополнительный бланк без трудовой книжки считается недействительным.

Образец заполнения

Нюансы внесения записей

При включении в штат студента в документе не фиксируется информация об образовании. Запись в трудовой книжке делается после предоставления диплома. При оформлении бланка гражданам, вернувшимся из армии, сначала указывается срок прохождения военной службы. Сведения о приеме на работу отражаются на следующей строке. Сотрудник, взятый на испытательный срок, продолжительностью более 5 дней, обязан иметь документ о подтверждении осуществления деятельности. При совместительстве вторая трудовая не заводится.

Прием на работу

Для заполнения документа сотрудник пишет заявление руководителю. На основании обращения составляется приказ, который является поводом для внесения записи в трудовую книжку. На листе проставляется номер отметки, фиксируются дата приема на работу, сведения о предприятии, должность, данные локального постановления о зачислении гражданина в штат. Название организации пишется на строчку выше, чем последующая информация. Запись о приеме на работу не делается, когда отсутствуют сведения о прекращении действия предыдущего соглашения.

Увольнение

Отстранение от трудовой деятельности по личному желанию или решению генерального директора обязательно фиксируется. В бланке ставится текущий номер отметки, число увольнения, основание прекращения соглашения о сотрудничестве со ссылкой на правовой акт, данные постановления.

Перевод

Изменение должности, переезд в новую географическую местность в филиал предприятия указывается в документе. Внесение записи осуществляется только при подписании приказа. Правило, как заполнить трудовую книжку при переводе: в бланке ставятся номер, дата назначения, должность. Перед записью не пишется наименование организации.

Совместительство

Трудовая ведется на официальном месте работы. Когда гражданин получает дополнительный доход в другой компании, сведения о деятельности в документ вносить необязательно. Указание информации является только подтверждением наличия опыта в определенной должности. Правило, как заполнять трудовую книжку при получении допзаработка на предприятии: в бланке ставятся номер, число назначения, должность с пометкой совместительства, данные приказа. При устройстве в иную компанию запись делается по аналогичному принципу после предоставления справки об официальной работе в другом учреждении и заключения второго соглашения.

Сокращение штата

Реорганизация компании – причина для увольнения сотрудников. Руководители предприятия должны предложить гражданину равнозначное трудоустройство. Физическое лицо вправе согласиться или отказаться и самостоятельно искать работу. При любом варианте данные о расторжении договора по причине сокращения штата должны быть занесены в трудовую после издания приказа. В графе «сведения о работе» записывается информация об увольнении после изменения кадровой политики предприятия.

Восстановление в должности

Когда произошло незаконное увольнение с внесением данных в трудовую, запись нужно аннулировать после оформления приказа. Около информации в документе о расторжении соглашения ставится пометка о недействительности сведений и приписка о восстановлении в должности. Физическое лицо вправе сделать дубликат бланка, где не будет записи о незаконном отстранении от служебных обязанностей. Наличие другого вкладыша вносится в расходную книгу предприятия.

Поощрения, благодарности и награды

В трудовой имеется страница, в которую заносятся сведения о полученных за успехи в работе орденах, знаках отличиях, ценных подарках. В документе пишется наименование организации, вручившей благодарность. В начальном столбце вкладыша ставится номер отметки, второй – число получения поощрения, третьей – информация о награждении, четвертой – данные приказа.

Образец заполнения трдуовой

Взыскания и выговоры

Наказаниями за несоблюдение законодательных актов являются официальное замечание, выговор, предупреждение о служебном несоответствии. Работодатель должен уведомить физическое лицо о нарушении для написания объяснительной. По инструкции заполнения трудовой книжки обязательны к фиксации сведений о ненадлежащем исполнении обязанностей, несоблюдении соглашения сотрудничества со стороны работника. Данные заносятся в документ, если наказание признано основанием для увольнения.

Запись недействительна

Информацию в трудовой можно аннулировать после оформления приказа. На строчке рядом с записью делается пометка о недействительности с указанием номера зафиксированных сведений. После исправления размещаются актуальные данные, число локального постановления об изменении информации о работнике.

Заполнение трудовой задним числом

Руководитель заносит сведения после официального устройства сотрудника. Несоблюдение правил оформления может отразится на определении стажа, размера социальных пособий. Причины заполнения вкладыша задним числом:

  • безответственное отношение к хранению, внесению данных в бланк строгой отчетности;
  • трудоустройство у индивидуального предпринимателя;
  • несоответствие числа заполнения и первой записи;
  • переход от совместителя на полный должностной оклад.

Если документ заводится по истечение недели с даты приема на работу, необходимо регистрировать новую трудовую. При переходе от совместительства на постоянную должность допускает внесение записи после издания официального приказа об увольнении с предыдущего места.

Внесение изменений

В трудовой допустимы замена информации, корректировка ошибок, добавление дополнительных сведений. При утере документа делается копия. Изменение автобиографии на заглавном листе возможно при предъявлении копии паспорта, свидетельства о замужестве, расторжении брака. Для внесение новой фамилии прежние сведения зачеркиваются и указывается другая информация, подтверждаемая подписью кадровика и печатью. На внутренней стороне обложки проставляется номер, дата оформления бумаги, доказывающей законность исправления. Изменение данных об образовании, полученной квалификации осуществляется без зачеркивания. В столбце «профессия» заносятся дополнительные сведения без отсылки на документ.

На протяжении деятельности предприятие, где устроен сотрудник, может поменять наименование. Основанием изменения является срочная реорганизация компании. Любая корректировка информации заносится в документ. Действия, как заполнить трудовую книжку правильно при переименовании учреждения:

  1. Отступление строки от заключительной отметки.
  2. Написание номера.
  3. Проставление числа внесения изменений.
  4. Указание предыдущего, нового названия организации, даты переименования с отсылкой на локальный нормативный документ.
  5. Заверение печатью.

Совет! Исправление неточностей не разрешено методом перечеркивания. Ошибка устраняется проставлением отметки о недействительности записи, указанием достоверных сведений. Изменение подкрепляется отсылкой на нормативный документ и печатью.

Заполнение трудовой

Сроки внесения записей

При приеме на место работы бланк заполняется на протяжении недели. При увольнении, сокращении информация вносится в день расторжения договора. Срок указания сведений о переводе, новом наименовании организации, получении вознаграждений соответствует дате ознакомления работника с изменениями.

Порядок заполнения вкладыша

Дополнительный бланк используется после полного заполнения свободных страниц. Лист имеет идентификационные номер. Вкладыш не является действительным без основного документа. Оформление осуществляется работодателем, имеющим правовой статус юридического лица, индивидуального предпринимателя. Сначала оформляется титульная страница с указанием сведений о сотруднике, проставлением подписи кадровика и печати.

Внимание! Информация обязана совпадать с первым листом трудовой. Отметки продолжают текущую нумерацию. Запрещено вклеивать чистые листы, вкладыш другого документа. В дополнительном бланке отражаются номер, дата записи, сведения о деятельности, наименование акта, по которому вносятся изменения ручкой черного, синего цветов.

Порядок заполнения бланка о трудовой занятости работника регламентирован законодательством. Несоблюдение требований к внесению информации является причиной неправильного подсчета стажа, начисления пенсии. Ответственность за оформление трудовой лежит на представителе кадровой службы и руководителе учреждения.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Анастасия Епишева/ автор статьи
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Трудовое право
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector