Трудовая книжка Электронные трудовые: что важно знать работодателям и сотрудникам

07.02.2020

0

342

5 мин.

1 января текущего года начали действовать обновленные правила, касающиеся трудовых в электронном формате. Эта инициатива направлена на облегчение учета кадров и доступности данных о деятельности работающего. Все сведения про электронные трудовые книжки с 2020 правила – как получить и поменять их, размещены на официальном сайте ПФР. В статье рассмотрены ключевые моменты нововведения.

Законодательная база

Правовой основой для электронных трудовых книжек с 2020, правил как получить и поменять их, служит ФЗ №439. В законодательство, действующее на текущий момент, он вносит следующие изменения:

1. ТК РФ предусматривает возможность формирования отчетности о трудовой деятельности в электронной форме.
2. ФЗ №27 от 1 апреля 1996 года теперь обязывает нанимателям оформлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде и направлять ее в систему информации ПФР.

Помимо этого, были внесены поправки в Кодекс о гражданских правонарушениях.

Последние изменения

Последний законопроект за номером 748758-7 был принят в прошлом году. Он напрямую отражает изменения, связанные с книжками нового формата. Это относится к поправкам в КоАП РФ, предусматривающим привлечение к административной ответственности нанимателя при просрочке отправки информации в ПФР.

Помимо этого, нанимателя накажут, если он отдал неверные сведения о трудовой деятельности сотрудников. Санкция предусмотрена в виде предупреждения. Нарушением будет считаться просрочка отправки информации или ее недостоверность, допущенные более двух раз за 12 месяцев.

Поправки коснулись ТК и выразились в предоставлении выбора способа получения необходимых ему данных – в электронном или на бумажном виде. Все сведения работник может получить у своего последнего нанимателя, МФЦ, ПФР, а также на сайте Государственных услуг.

Помимо этого, наниматель обязуется возместить трудоустроенному заработную плату при увольнении и задержке отправки необходимых сведений о трудовой деятельности. Также  зарплата возмещается при предоставлении неверной информации.

Необходимость электронных трудовых и этапы перехода

Электронный вид трудовой, точнее, введение такого формата, назревало давно. Бумажный вариант документа доставлял массу неудобств как работодателю, так и трудоустроенному. Книжка могла потеряться или прийти в негодность. При переезде в другой регион возникали трудности с подтверждением информации и масса схожих проблем.

Переход с бумажного на новый формат произойдет постепенно, в течение текущего года. В этот отрезок времени хождение будут иметь оба вида документа. Единственные данные, которые сразу перейдут в новый формат – это сведения о трудовой деятельности.

Переход произведут в несколько этапов:

1. Граждане, трудоустроившиеся до 2021 года, смогут сделать выбор, поскольку работодателям дано время до 30 июня 2020 года довести информацию о произошедших нововведениях. В этот период человек успеет принять решение – пользоваться старой трудовой или поменять ее на новый вариант. 31 декабря текущего года – последний день, когда остается возможность определиться, какая книжка предпочтительней.
2. Трудоустроенные в следующем году или позже, будут получать только новый вариант трудовой.

Важно знать! Изменения в законодательстве указывают на важность подготовки к переходу, которая будет иметь смысл как для нанимателей, так и работников. Первым необходимо разработать соответствующую документацию для заявлений и уведомлений, вторым навести порядок в своих книжках.

Особенности ведения электронной трудовой

Законодатели не разработали четких правил ведения документации нового типа. Нет даже оформленных указаний по формированию и передаче информации о трудовой деятельности работника. Высказывается два мнения: либо будет подготовлено специальное программное обеспечение, либо новую систему интегрируют в программы по бухгалтерскому учету.

С начала 2020 года эти вопросы еще не прояснились. Многие склоняются к варианту, при котором ведением новых книжек займется непосредственно ПФР. Работодателям лишь останется передавать туда необходимую информацию. Однако определенные обязанности работников и администрации новый Закон указывает вполне четко.

Обязанности работодателя

Действующим законодательством работодатели обязаны выполнять следующие условия:

1. Изменить акты компании, отразив в них новые правила передачи и хранения данных в новом формате.
2. До 30 июня следующего года поставить в известность трудоустроенных о вступивших в силу изменениях.
3. До 30 июня следующего года поставить в известность трудоустроенных об их обязанности выбрать между новым и старым форматом ведения трудового учета.
4. Наниматель обязан разъяснить порядок подачи заявления от трудоустроенного, в котором он указывает свой выбор формата трудового учета.

Обязанности работника

На основании измененного законодательства работник обязан:

1. До 1 января следующего года написать заявление с указанием своего выбора ведения трудового учета – бумажный или новый формат. В последнем варианте старая книжка отдается работнику, а наниматель освобождается от ответственности за ее сохранность и заполнение. Если трудоустроенный не определился, то он остается владельцем документа старого образца.
2. Выбрав форму учета, работающий сохраняет это право в случае последующего трудоустройства. Но законодательство не отменяет возможность поменять свое решение в дальнейшем.
3. Работающие, которые по объективным причинам не имеют возможности написать аналогичное заявление в отведенные сроки, могут оформить его в любом случае. Например, это относится к трудоустроенным, находящимся на больничном. Все лица, оформившиеся на работу после 31 декабря текущего года, получат трудовую в новом формате. Старый образец выдаваться не будет.

Порядок заполнения

Пока законодатели не выработали общий порядок заполнения новой трудовой книжки. Не была разработана официальная форма, не было даже образца – все эти вопросы, по всей видимости, возложат на ПФР. Скорее всего, именно эта организация должна будет определить форму предоставления информации работодателем работнику и порядок оформления необходимых данных.

ПФР уже приступил к решению этой задачи и разработал соответствующий проект. Образец формы заполнения представлен на их официальном сайте. Данный документ пока находится на стадии тестирования и не утвержден. Однако, уже сейчас можно говорить, что в новой книжке будут отражены практически все данные, которые заносились в бумажный вариант. Список выглядит следующим образом:

• вид мероприятия – трудоустройство, перевод, увольнение;
• данные о занимаемой должности, квалификации и профессиональной принадлежности;
• информация о месте трудоустройства;
• личные данные работника;
• дата, номер и вид документа, относящегося к кадровому мероприятию;
• вид выполняемой работы;
• сведения по датам трудоустройствам, переводам и увольнениям;
• обстоятельства разрыва трудового соглашения.

Как понятно из списка, все эти данные присутствуют и в трудовых старого образца.

Как поменять обычную трудовую на электронную

Получив уведомление о внедрении трудовой нового образца, сотрудник должен сделать выбор по какому формату он будет работать дальше. При нежелании отказаться от старого документа, достаточно предоставить заявление в свободной форме, отражающее его решение, на имя нанимателя.

Внимание! Сотрудники должны помнить, что окончательной датой принятия решения является 31 декабря текущего года.

Можно ли оставить бумажную трудовую

После подачи трудоустроенным соответствующего заявления наниматель будет вести одновременно обе книжки, старого и нового образца. С 1 января следующего года трудовые устаревшего формата заведут только на тех, кто подал заявку на изменение вида учета деятельности до 31 декабря текущего года.

Получить трудовую старого формата можно просто не подав заявления. После этого все сведения о деятельности переведут в электронной вид. Однако, при таком варианте работодатель не будет обязан отвечать за сохранность и правильное заполнение документа. Все лица, первый раз оформившиеся на работу с 1 января следующего года, лишаются возможности получить трудовую старого формата.

Где и как можно получить сведения о трудовой деятельности

После изменений ТК, работодатель обязывается передавать все данные на официальный портал ПФР. Учитывая интеграцию информационных ресурсов, сведения будут доступны, как минимум, на сайте Государственных услуг и в МФЦ.

Изменения, касающиеся трудовых и формата их ведения, в целом были приняты работниками и руководителям положительно. Конъюнктура рынка и развитие технологий диктуют такую эволюцию. По всей видимости, в скором виде в электронный формат начнут переводить и архивы предприятий, касающиеся трудоустройства. Это во многом облегчит поиск информации и восстановление утерянных данных о стаже.

СТАТЬИ ПО ТЕМЕ:

Особенности внедрения электронных трудовых

Электронная трудовая книжка: преимущества, правила перехода и ответственность работодателя

Составление уведомления о необходимости забрать трудовую книжку

Как правильно сделать дубликат трудовой книжки

Правила ведения и оформления трудовой книжки

Статья 66 ТК РФ. Трудовая книжка