Трудовая книжка Электронная трудовая книжка: преимущества, правила перехода и ответственность работодателя

24.10.2019

299

5 мин.

С 2020 года в РФ начинается переведение некоторых бумажных документов в цифровой формат. Это позволит значительно упростить документооборот на любом предприятии. Электронная трудовая книжка имеет определенные преимущества, поэтому специалисты планируют ее активное использование. Граждане в любой момент времени смогут получить доступ к информации, связанной с их стажем, местами работы и иными сведениями. Переход осуществляется только в добровольном порядке.

Содержание статьи:

Особенности электронных документов

В каждой компании бухгалтером и другими специалистами в течение деятельности оформляется много бумаг. Они представлены не только декларациями и отчетами, но и документами на сотрудников. Поэтому электронные трудовые книжки призваны упростить работу. Для их хранения требуется специальное программное обеспечение и полное взаимодействие с ПФР.

Электронная трудовая

Законодательное регулирование

Переход на электронные трудовые книжки осуществляется в рамках изменений, вносимых в ТК, ФЗ и КоАП. Сейчас подготовлено несколько законопроектов, которые рассматриваются Федеральным собранием. К их особенностям относятся:

На основании первого проекта планируются изменения в ТК. Теперь в кодексе предусматривается возможность ведения электронных книжек.
Второй законопроект вносит корректировки в ФЗ №27. Он относится к персонифицированному учету. Этими правками внедряется новая обязанность работодателей, которые с начала следующего года должны передавать в ПФ сведения о каждом сотруднике.
Третий законопроект вносит изменения в КоАП. Руководители фирм, которые нарушают сроки передачи информации или представляют недостоверные данные, привлекаются к административной ответственности.

Внимание! Дополнительно внедряются формы СЗИ-ТД и СЗВ-ТД, с помощью которых владельцы предприятий передают сведения о работниках в ПФ.

Плюсы и минусы

Каждый человек самостоятельно определяет, какой вид документа будет использоваться. Варианты обладают плюсами и минусами. Предварительно рекомендуется изучить информацию о том, что это – электронная трудовая книжка, каковы ее преимущества и недостатки. К положительным параметрам перехода относится:

изучить информацию о стаже и местах работы гражданин может в любой момент времени на сайте ПФ или портале Госуслуг;
государственные органы и наниматели смогут пользоваться уникальными способами аналитической обработки сведений, содержащихся в личной документации сотрудников;
если требуется бумажный вариант, то выдается обычная выписка, причем процедура выполняется представителями ПФ, работниками МФЦ или нанимателем;
минимизируется возможность внесения в документ неточных или ошибочных данных;
появляются возможности устроиться на работу дистанционно;
руководители компаний уменьшают издержки, связанные с покупкой, введением и хранением бумажных документов;
пенсия будет оформляться дистанционным способом, поэтому не придется передавать сотрудникам ПФ какие-либо бумаги, выступающие подтверждением стажа;
сведения из ПФ смогут использоваться для получения разных государственных услуг;
обеспечивается сохранность сведений, так как они защищены от потери.

Если человек выбирает трудовую книжку в электронном виде, то он не сможет получить физический носитель, поэтому все сведения будут храниться в цифровом формате.

Плюсы имеются не только для наемных специалистов, но и для работодателей. Они смогут пользоваться удобной схемой систематизации сведений. По всем сотрудникам будет разработана единая база, что упростит процесс поиска и найма работников. Предотвращается возможность использования поддельных книжек, в которых имеются недостоверные сведения.

Но заполнение и ведение документа в электронном виде имеет и некоторые минусы. К ним относятся:

государство и владельцы фирм сталкиваются с существенными расходами, связанными с переводом бумажного документооборота в цифровой формат;
в отдаленных регионах страны имеются сложности с доступом в сеть, поэтому руководители компаний и частные лица не смогут своевременно получать сведения из базы;
хотя сайт и сервер Пенсионного фонда защищены от мошенников, все равно существует вероятность появления сбоя или заражения вирусами, что приведет к полной потере данных или искажению информации.

Важно знать! При глобальных проблемах с базой восстановить сведения практически невозможно.

Возможный переход и перечень данных

Процесс формирования электронных документов начинается с начала 2020 года. Каждому человеку предоставляется возможность самостоятельно выбрать подходящий вариант. Поэтому переход осуществляется только при наличии письменного согласия от гражданина.

Внимание! Исключением являются люди, которые впервые устраиваются на работу с 2021 года, поэтому с самого начала их деятельности учет будет осуществляться с помощью электронной книжки.

Если человек желает осуществить переход, то он подает заявление руководителю компании. При необходимости он может потребовать сохранения бумажного варианта документа. Поэтому директору придется заниматься ведением двух форматов книжки.

В электронном документе сохраняются прежние сведения.

места работы гражданина;
сроки труда в каждой фирме;
занимаемые должности в компаниях;
квалификация, заключающаяся в классе или разряде;
даты, когда человек был принят, переведен или уволен;
основания для расторжения трудового соглашения.

Работники компаний задумываются о том, как будет выглядеть электронная трудовая книжка. Документ не выдается на руки, поэтому люди смогут получить исключительно выписку, содержащую стандартные сведения о стаже и местах трудоустройства.

Сроки и порядок перехода

Работодатели должны знать, когда введут электронные трудовые книжки. Переход осуществляется с начала 2020 года для сотрудников, желающих добровольно отказаться от бумажного варианта. Для новых специалистов с 2021 года автоматически заводится документ в цифровом формате.

В 2020 году у нанимателей появляются новые обязанности, поэтому они должны внедрять электронные книжки, направлять нужные сведения в Пенсионный фонд, а также выдавать выписки специалистам по запросу. За нарушение требований законодательства предусматривается предупреждение, а при выявлении повторных проступков уплачивается крупный штраф.

Внимание! Сотрудники ПФ передают в Роструд сведения о выявленных незаконных действиях работодателей.

Процедура перехода на электронные трудовые книжки делится на этапы:

руководители предприятий вносят изменения во внутренние нормативные акты;
корректируются трудовые соглашения;
покупаются технические средства для внедрения электронного документооборота;
все сотрудники оповещаются об изменениях в письменном виде под роспись;
граждане, желающие осуществить переход, составляют заявление в свободной форме;
владельцы фирм передают данные о специалистах в ПФ до 15 числа каждого месяца;
при увольнении сотрудника выдается выписка, содержащая информацию о стаже работы, причем эта документация используется при последующем трудоустройстве.

Работодатели обязаны передавать в ПФ сведения о работниках. К ним относится место и срок трудоустройства в компании, а также данные о приказах, на основании которых специалист нанимается, переводится или увольняется. Для передачи информации используется отчетность, формы которой уже разработаны.

Взаимодействие нанимателей с ПФ

Руководители компаний при вступлении в силу изменений обязаны выполнить определенные действия:

утверждение мероприятий, направленных на переход на электронные трудовые книжки;
проведение разъяснительной работы с сотрудниками;
письменное предупреждение специалистов о возможности добровольного перехода на цифровой формат документа;
внесение изменений в локальные акты компании;
покупка технического обеспечения для взаимодействия с сотрудниками ПФ;
ежемесячная передача сведений о сотрудниках в Пенсионный фонд;
установка программы, дающей возможность специалистам государственного органа получить доступ к кадровой службе фирмы.

Трудовая в руке Если какой-либо работник фирмы захочет перейти на электронный вариант документа, написав письменное заявление, руководитель обязан осуществить этот процесс.

Электронные трудовые книжки начнут внедряться в российских компаниях с 2020 года. Для текущих сотрудников переход является добровольным, но в будущем он будет осуществляться автоматически. Работодатели обязаны выполнить много действий, направленных на реализацию процесса. Использование электронного документооборота полезно и выгодно не только специалистам, но и владельцам фирм.