Трудовая книжка отражает деятельность гражданина на протяжении всей жизни. Она выполняет несколько важных функций, поэтому ее потеря или порча приводит к тому, что работник сталкивается с многочисленными трудностями. Однако законом предусмотрен ряд ситуаций, при которых на руки предоставляется дубликат трудовой книжки. Учитывая необходимость такого документа, следует определить, когда требуется копия и каким образом ее получить.
Содержание статьи:
Прежде всего, нужно выяснить, почему трудовая книжка столь важный документ. Она предоставляется каждому официально устроенному гражданину. Такая необходимость предусмотрена ст. 66 ТК РФ.
Трудовая книга представляет собой письменный бланк, содержащий информацию о продолжительности деятельности и стаже. Она оформляется в строгом соответствии с установленным образцом. Порядок изготовления, ведения и хранения регулируется Правительством РФ и федеральными исполнительными органами.
В бланке указывают:
Важно знать! Ранее трудовая книга также содержала сведения о взысканиях, применяемых по отношению к сотруднику. В настоящий момент их указывают только в случае проступков, за которых предусмотрено расторжение трудового договора.
Под данным определением понимается дополнительный экземпляр книжки, обладающий такой же юридической силой, как и оригинал. Ошибочным считается мнение, что это копия. Отличие заключается в том, что дубликат может использоваться как самостоятельный документ и имеет аналогичные свойства. В случае же копии, то она обладает юридической силой только при условии наличии оригинала, удостоверяющего подлинность.
Прежде чем определить, как сделать дубликат трудовой книжки, необходимо выяснить в каких ситуациях допускается возможность изготовить еще один экземпляр. Оснований для заполнения дополнительного документа немного.
Среди них:
Утрата оригинала работодателем;Также выдача дубликата трудовой книжки при утере понадобиться, если она была утрачена самим гражданином после увольнения на предыдущем месте. В такой ситуации порядок восстановления отличается.
Важно отметить, что особенности получения и заполнения дубликата трудовой книжки отличаются в зависимости от причин, по которым он потребовался. Если второй экземпляр нужен работнику, он обязан направить заявление на имя руководителя. Оно составляется в свободной форме. В дальнейшем документ оформляют на основе записей из оригинала, с той лишь разницей, что на обложке бланка ставят отметку «дубликат».
Наиболее простой способ оформления дубликата трудовой книжки заключается в переносе сведений из оригинала. Такое решение позволяет указать во втором экземпляре подробную и соответствующую действительности информацию. Проблема в том, что чаще всего процедура замены требуется при условии, что настоящего документа нет по причине порчи или утраты. Поэтому нужно выяснить, как сделать дубликат трудовой книжки при утере.
Внимание! Если сотрудник не трудоустроен, то изготовление нового экземпляра осуществляет прежний работодатель. В соответствии с установленными нормами, эта процедура должна быть реализована в течение 15-ти дней с момента подачи заявления. Если гражданин устраивается на новое место без книжки, наниматель не обязан делать ему дубликат.
Он может либо потребовать сделать его у прежнего руководства или завести новый бланк, в котором будут отсутствовать данные о прошлом трудоустройстве. Последний вариант в настоящий момент приобретает популярность, так как сведения про стаж в любом случае поступают в электронную базу ПФР, и поэтому он начисляется в соответствии с установленными правилами. В 2019 году трудовая книжка уже не относится к числу обязательных документов, подтверждающих количество отработанных лет.
В случае, если оригинал утерян, оформление дубликата производится на основе разных справок, квитанций и других документов с мест работы, которые следует хранить сотрудникам. Также некоторые бумаги используются нанимателями при восстановлении книжки. К примеру, учитывают локальные распоряжения, приказы, зарплатные ведомости и иные источники сведений, отражающих трудовую деятельность гражданина.
Документ содержит следующие сведения:
Рассматривая, как оформить дубликат трудовой книжки, нужно учитывать еще одну потенциально возможную трудность. Нередко случается так, что прежний наниматель, который обязан выдавать дополнительный экземпляр, уже не существует (например, из-за ликвидации ИП). В этом случае гражданину следует обратиться в архивное учреждение, отделение ПФР или в суд, где могут подтверждать достоверность внесенных в бланк сведений.
Информация касательно срока заполнения дубликата представлена в правилах ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ №225. Согласно указанному нормативному документу, дополнительный бланк должны предоставить спустя 15 дней после заявления гражданина.
В отдельных случаях возможно расширение временного периода для изготовления второго экземпляра. Как правило, это происходит если утеря оригинала произошла на фоне чрезвычайных происшествий. Тогда созывается комиссия, которая включает прежних работодателей и представителей исполнительных органов.
В подавляющем числе случаев, бланк оформляется на прежнем месте работы. После подачи заявления в течение 15-ти дней наниматель должен предоставить заполненный документ. Однако распространены случаи, когда процедура осложняется. К примеру, работодатель не может внести запись со слов сотрудника без письменного подтверждения.
Совет! Приобрести пустой бланк можно и самостоятельно. Однако необходимо знать, как правильно оформить дубликат трудовой книжки. Собственноручно вносить отметки нельзя, так как экземпляр не будет признан достоверным. Его может заверять только уполномоченное лицо – прежний работодатель либо представитель комиссии по восстановлению документа.
Многие граждане, в особенности пенсионеры, которым по возрасту положены материальные выплаты, сталкиваются с трудностями при необходимости удостоверить содержание дубликата трудовой книги. Это особенно сложно, если в бланке по определенным причинам отсутствуют некоторые записи.
Варианты действий:
Запрос в архив. Обращение в эту инстанцию целесообразно при отсутствии возможности подтвердить опыт на прежних местах. В этой ситуации подается письменное заявление с просьбой предоставить справку о начисленном стаже. В дальнейшем ее прилагают к дубликату.Важно знать! В целом, существует несколько решений, позволяющих подтвердить стаж. За счет этого гражданин не будет лишен гарантированных законом привилегий и выплат.
Дубликат трудовой книжки – экземпляр, который используется в предусмотренных нормативными актами случаях. Дополнительный бланк оформляется на прежнем месте работы при помощи приказов, распоряжений, справок и иных удостоверяющих бумаг. Готовый документ может применяться вместо оригинала, так как обладает аналогичной юридической силой. Изготовление дубликата, в норме, занимает до 15-ти дней.
