Трудовое право Защита прав работников и работодателей.
Получите бесплатную консультацию прямо сейчас
По России бесплатно
8(800) 700-99-56 доб.795
Москва, Московская область
+7 499 938-58-02
Санкт-Петербург и область
+7 812 425-17-18
Нюансы занесения данных о приеме на работу в трудовую книгу

Трудовая книжка Нюансы занесения данных о приеме на работу в трудовую книгу

20.06.2019
0
0
6 мин.

Оформление трудовой книжки при приеме на работу сотрудника обязательным пунктом предполагает грамотное занесение информации со строгим соблюдением правил. Документы, на основе которых проводится указанная процедура, нормы заполнения, исправление ошибок во время ведения, а также штрафы за них будут разобраны в данной статье.

Правовая база

При найме нового работника кадровик обязан оформлять данные, опираясь на нормативную документацию. Необходимо обратить внимание на следующую правовую базу:

  • Оформление трудовой книгиГлавы 10, 11 ТК Российской Федерации регулируют порядок и правила заключения документов при приеме в организацию работника.
  • Ст. 66 ТК РФ расскажет про правовую значимость трудовой книжки.
  • Постановление 255 Правительства РФ в редакции 19 мая 2008 года описывает нормы создания бланков, оформления, содержания книжки.
  • Постановление 69 Минтруда России в редакции от 31 октября 2016 г. регламентирует нормы оформления трудовой книжки.
  • Постановление 1 Государственного Комитета статистики РФ утверждает бланки, карточки и другие формы по учету сотрудников при устройстве на должность.

Прием на работу: правила проведения процедуры

Процесс трудоустройства является стандартной процедурой. При приеме на работу нужно будет предъявлять следующие данные:

  1. Документ для удостоверения личности (паспорт).
  2. Трудовую с записями, если опыт работы имеется. При первом устройстве, организация сама предоставит новый формуляр.
  3. СНИЛС
  4. Диплом или сертификат, подтверждающий знания человека.
  5. Для работников в сфере питания необходима медицинская книжка.
  6. Свидетельство налоговой службы о присвоении индивидуального номера (ИНН).

Порядок приема сотрудника в компанию начинается с предоставления на проверку вышеперечисленных документов и написания заявления об устройстве. Оно не относится к обязательному пункту при найме, поэтому строгие требования к оформлению отсутствуют. Принято указывать ФИО сотрудника, должность и подразделение, в котором он будет работать, размер заработной платы, дату начала работы, заверение в ознакомлении с распорядком труда, подпись и число заполнения.

Правила оформления на работу

Далее сотруднику предоставляют внутренние акты и приказы для изучения  своих должностных обязанностей и прав:

  • приказ о распорядке труда;
  • должностная отраслевая инструкция;
  • вводный инструктаж по охране труда;
  • положения о деятельности в подразделении, аттестации, заработной плате;
  • требования коммерческой тайны;
  • график работы или сменности,
  • нормы хранения и обработки персональной информации.

После потребуется занести данные в журнале об осведомленности работка с вышеперечисленными документами. Потом следует прочтение договора, возможная корректировка некоторых пунктов и подпись при согласии. Далее составляется приказ о назначении с указанием специальности. Затем происходит запись в трудовой книжке о приеме на работу.

Оформление трудовой книжки

Трудовая книжка служит документ, где вносятся данные для сохранения истории работы в организациях. После поступления сотрудника в нее заводится запись и наименование. При первом устройстве компания обязана завести новую и оформить титульный лист. В дальнейшем можно заносить данные об изменениях специальности, возможные награждения, выговоры, аннулирование должности и прочих рабочих моментов.

Первое устройство на работу

Если пришел устраиваться молодой специалист или работник, у которого не было книжки, то организация выдает новый единственный экземпляр. Трудовую заполняют сотруднику после подписания документов.

Первое оформление на работу

При оформлении новой трудовой необходимо внести данные в журнал учета выдачи и прихода-ухода. Хранится формуляр в организации на протяжении всего времени работы сотрудника.

При увольнении документ, в срочном порядке, выдают сразу на руки, не забыв сделать пометку в вышеупомянутой книге учета. В случае декрета никакие изменения не вносятся.

 Основные правила заполнения

При заведении нового формуляра надо придерживаться общепринятых требований. Для заполнения документа потребуются следующая информация:

  • паспорт (можно ксерокопию);
  • документ, подтверждающий образование;
  • приказ о назначении на должность.

Запись в трудовой о приеме на работу начинают с новой строчки. Номера указываются по порядку, затем дата зачисления, информация о специальности и основания.

Совет! Заполняется книжка стержнем синего или черного цвета. Нельзя допускать ошибки, зачеркивания, сокращение информации.

 Титульный лист

Оформлять главную страницу нужно очень внимательно. На титульном листе необходимо указать следующие данные:

  • Первая страница трудовойФИО (как записаны в паспорте);
  • время рождения сотрудника;
  • учебное заведение работника (как написано в дипломе);
  • специальность.

Внеся информацию, трудовую книжку предоставляют сотруднику. Гражданин должен ознакомиться, проверить данные, сделать подпись.

 Сроки внесения данных

В течение семи дней со времени заключения трудового договора нужно внести необходимые данные. В продолжение недели вносится информация о переводе на новую специальность, согласно штатному расписанию, поощрения сотрудника за работу,  данные о повышении квалификации. Если имел место испытательный срок, то записью это тоже фиксируется.

При увольнении информация указывается в день подписания приказа об уходе. Трудовая книжка возвращается после внесения данных владельцу.

Важно знать! Если работник проработал не более пяти дней, то запись вносить не обязательно. Декретный отпуск не является основанием для прерывания стажа и не заносится в документ.

Сменный график работы

При сменном графике работы дату следует вносить такую же, как и приказе о назначении должности в трудовом договоре. Законодательством Российской Федерации не запрещено записывать в книжку дату устройства сотрудника в выходной или праздничный день, если на это время попала смена работы.

Аннулирование записи

Когда работник не вышел к указанному времени, а запись в трудовой уже была сделана, ее нужно аннулировать. Сначала необходимо отправить по адресу оповещение, чтобы владелец явился за документом. Если письмо было проигнорировано, генеральный директор оставляет книжку у себя, сохраняя  почтовый корешок для подтверждения отправки уведомления. Без письменного согласия сотрудника, документ нельзя отправлять.

Согласно Постановлению 69 Министерства труда, чтобы внести изменения, нужно признать запись недействительной и вписать верную. Такую ситуацию в книжке оформляют следующим образом:

  • по порядку вносят следующую запись в трудовую о приеме на работу;
  • записывается дата аннулирования;
  • вносится пометка, что запись о принятии на работу недействительна;
  • основанием будет ссылка на приказ об аннулировании договора.

Недействительность
Далее должностное лицо или ответственный бухгалтер ставит свою подпись и печать организации.

 Прием на работу в связи с переводом

После оформления всех документов, связанных с процедурой перевода работника, заносится пометка в трудовую книжку. В новой строке указывается дата. В графу сведений вводится информация, что сотрудник принят на должность в связи с переводом. Также упоминаются специальность и организация (откуда пришел работник).

 Работа по совместительству

В случае внутреннего совместительства работник пишет заявление об устройстве на предоставленную профессию. В трудовой указывается информация о компании, должность, пометка о том, что  сотрудник принят на работу, дата назначения. Основанием в таком случае станет приказ.

Для оформления записи по внешнему совместительству в книжке потребуется трудовой договор с данного места работы. Помимо этого, будет нужна заверенная справка с другой организации о том, что сотрудник там числится.

Сначала в строчках указываются номер записи и дата принятия. В колонке о сведениях пишется, что работник принят на должность, приводятся его специализация и наименование компании. В качестве основания засчитывается приказ о совместительстве.

Например, водитель взял подработку по другой профессии в иной компании. При таких обстоятельствах в трудовой у него будет запись, что сотрудник  устроен по совместительству на должность, например, сварщика.

Временное и основное трудоустройство

Иногда люди вступают в должность на определенный срок. Если в книжке потребуется сделать запись о временном устройстве на работу, то необходимо соблюсти следующий алгоритм:

  1. Перед записью о временном трудоустройстве сделать надпись о названии компании.
  2. После наименования организации с новой строчки поставить порядковый номер.
  3. В графе 2 записать дату внесения отметки.
  4. В третьей колонке пишется информация, что сотрудник вышел на временную работу до определенного срока.
  5. В четвертой графе записывается ссылка на приказ.

Устройство на определенный срок

Совет! Чтобы сотрудника можно было перевести с временной работы на постоянную, необходимо уволить его по собственному желанию и принять снова. Для этого сначала разрывается прошлый трудовой договор и подписывается новый. В книжку заводится новая запись о принятии на должность.

Ошибки, допускаемые при внесении записи о приеме

При порче книжки кадровик должен создать акт о ее замене. Если совершена ошибка при оформлении сведений о работе, то заносится новая запись, где указывается ссылка на неверную информацию, и на этом же месте вписывается правильная.

В случае смены фамилии сотрудника выпускается соответствующий приказ. В трудовую заносятся изменения следующим образом:

  • одинарной линией зачеркивается старая фамилия, так, чтобы ее можно было прочитать;
  • над этой записью вносится новая;
  • возле пометки указывается номер приказа, в который внесены изменения.

Рядом с изменениями следует подписаться исправляющему лицу и поставить печать директора организации.

Санкции за неправильное оформление

Санкции за неправильное ведение записей в трудовой регулируются Кодексом Административных правонарушений РФ. Если порядок внесения информации неверно оформлен впервые, то ответственные лица штрафуются на сумму от 10 тыс. до 20 тыс. рублей, или происходит их отстранение от работы на срок 1-3 года. Индивидуальные предприниматели наказываются на 10-20 тыс. руб. Организации – на 50 000 – 70 000 руб.

При повторном нарушении должностное лицо дисквалифицируется на продолжительность от 1 года до 3 лет. ИП или ООО выносится штраф 30-40 тыс. рублей. Организациям надо уплатить 100-200 тыс. руб за нарушения, сделанные в связи с оформлением документа одного человека.

 Заключение

При приеме на работу нового сотрудника нужно правильно сделать документы, опираясь на законодательную базу. Трудовые книжки оформляются по образцу ответственными лицами, согласно 69-му постановлению. Записи вносятся с учетом того, на каких условия устраивается человек. Стоит не забывать, что за нарушение правил ведения документа у проверяющих лиц всегда готовы штрафные санкции.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector