Рабочее время – период, отведённый для выполнения трудовых обязанностей. Закон ограничивает недельную продолжительность работы 40 часами. Фактически отработанные часы подлежат учёту в табеле, реестре, графике или ином документе аналогичного содержания. Фиксируется не только время труда, но и пропуски по уважительным причинам и без таковых. Как в табеле обозначается отпуск, больничный и любой другой перерыв в рабочем времени наниматель вправе решать самостоятельно. Унифицированные формы приняты и повсеместно используются, но их применение не является обязательным.
Содержание статьи:
Табель учёта рабочего времени – документ первичной фиксации информации о трудовой активности каждого сотрудника. Разработанные ещё в 2001 году формы Т-12 и Т-13 считаются удобной альтернативой, и кадровые службы работодателей в подавляющем большинстве используют именно их. Внутренними правилами могут быть определены иные виды документации. Но такие случаи встречаются редко.
На основании табеля работодатель контролирует соблюдение (не превышение) отведённого максимального времени работы штатных сотрудников – 40 часов в течение недели. Это его основная цель, определённая Трудовым кодексом. Между тем, первичная учётная документация выполняет ряд других, необходимых и полезных функций:
расчёт заработной платы;Важно знать! Как привило, табелями постоянно пользуются бухгалтера и кадровики. Руководство организаций знакомится с данными фиксации рабочего времени реже, в основном при принятии управленческих решений.
Табель – документ, требующий регулярного ежемесячного обновления. Число заполненных табелей в год равно количеству рабочих месяцев. Фиксации подлежат:
По завершении отчётного периода в табеле ставят подписи следующие сотрудники:
Подписанные реестры скрепляют печатью. Табели прошлых периодов подшивают в архивы кадровой службы. Срок хранения до проведения экспертизы ценности – 75 лет (в отдельных случаях срок устанавливают адресные законы).
Действовавший ранее обязательный порядок ведения документации по личному составу в настоящее время используют по аналогии. В частности, повсеместно применяют разработанные в 2004 году Госкомстатом формы учёта рабочего времени.
Внимание! Суть алгоритма Т-13 состоит в ежедневном проставлении отметок о явках и неявках на работу. Причины отсутствия указывают в специально отведённой графе. Для удобства все возможные случаи кодифицированы в буквенной и числовой формах.
Реестры Т-12 предусматривают более детальный учёт с калькуляцией итоговых сумм заработной платы за период.
Все возможные ситуации, связанные с нахождением/отсутствием штатных сотрудников на рабочих местах описаны под порядковыми номерами и имеют буквенное обозначение. Таблицы формы Т-12 содержат 36 кодифицированных случаев. Так, отпуск в табеле учёта рабочего времени может быть отмечен 8 различными способами, в зависимости от его целей и причин. Развёрнутый перечень предусмотрен для простоев, невыходов на службу по болезни или в связи с иными жизненными обстоятельствами.
Выбор буквенных или числовых кодов остаётся на усмотрение организации. Как правило, используют буквенные обозначения – их проще запомнить и понять.
Для обозначения очередного оплачиваемого отпуска в табеле учёта рабочего времени предусмотрен код ОТ(09). В отдельных организациях, помимо гарантированного трудовым законодательством периода отдыха, представляют дополнительные дни. Порядок компенсации этих дней зависит от внутренних правил конкретной компании, поэтому такой отпуск учитывается отдельно и помечают как ОД(10).
Если сотрудник уходит в дополнительный неоплачиваемый отпуск, его отсутствие на работе проходит под кодом ДБ(18). Порой возникает необходимость продлить такое время на некоторый срок, это возможно по соглашению с работодателем. Подобные случаи отмечают в табеле под кодом ДО(16).
Отпуска, связанные с личными обстоятельствами, также имеют в табеле свои обозначения:
Учебным отпускам присвоены коды У(11) и, в случае если работодатель не начисляет зарплату на время обучения — УД(13).
Прогул в табеле учёта рабочего времени отражают четырьмя способами, в зависимости от ситуации:
Важно знать! Отдельной строкой выделяют невыходы на работу по неустановленным причинам НН(30). Впоследствии, после выяснения обстоятельств, ставших поводом для прогула, эти отметки могут быть заменены на иные коды.
Два кода имеет обозначение больничного в табеле. Если у работника есть право на пособие, то это время кодифицируют как Б(19). Отметку Т(20) получает период нетрудоспособности, на который не распространяются гарантии и компенсации.
Для удобства, все указанные случаи объединены и внесены в таблицу:
| Учётный параметр | Обозначение | Код |
|---|---|---|
| Смены: | ||
| дневная | Я | 01 |
| ночная | Н | 01 |
| Отпуска: | ||
| оплачиваемый | ОТ | 09 |
| дополнительный (без зарплаты) | ОД (ДБ) | 10 (18) |
| учебный (с совмещением) | У | 11 |
| учебный, без сохранения зарплаты | УД | 13 |
| декрет | Р | 14 |
| уход за детьми | ОЖ | 15 |
| без сохранения зарплаты (на основании соглашения с работодателем) | ДО | 16 |
| без сохранения зарплаты (на особых условиях, указанных в законодательстве) | ОЗ | 17 |
| Нетрудоспособность | ||
| с пособием | Б | 19 |
| без назначения пособия | Т | 20 |
| Прогул | ||
| вынужденный | ПВ | 22 |
| на время выполнения государственных и общественных обязанностей | Г | 23 |
| без уважительных причин | ПР | 24 |
| неявка по неустановленным причинам | НН | 30 |
Все предложенные унифицированными таблицами коды не являются исчерпывающими и могут быть дополнены по усмотрению нанимателя. Так, для обозначения больничного в табеле учёта рабочего времени имеются только две отметки, хотя по факту существует множество жизненных ситуаций, связанных с нетрудоспособностью. Например, закон разрешает отказать в компенсации, если гражданин заболел в период простоя, однако, болезнь может быть связана с профессиональной деятельностью и некоторые работодатели покрывают подобные случаи. В такой ситуации кадровой службе организации необходимо разработать отдельный код для табеля.
Табель также допускает двойные отметки. Если работник был в командировке и возвращение попало на нерабочий день, то в соответствующей графе рекомендуют ставить вместе коды К(06) и РВ(03).
Ответственного за ведение табеля назначают приказом организации. Как правило, это штатный сотрудник кадровой службы. В крупных компаниях табели могут поручить вести нескольким специалистам, закрепив за ними определённое количество структурных подразделений.
Какой бы способ работодатель не выбрал для учёта рабочего времени штатных сотрудников, эта работа является обязательной. Документация по личному составу имеет юридическую силу и может быть использована как доказательство в суде. Архивы кадровых служб должны хранить эти данные, а граждане в свою очередь имеют право обращаться за выписками из табелей в подтверждение своего стажа и прав на льготы и компенсации.
