Заполнение табеля: как отметить отпуск

Рабочее время – период, отведённый для выполнения трудовых обязанностей. Закон ограничивает недельную продолжительность работы 40 часами. Фактически отработанные часы подлежат учёту в табеле, реестре, графике или ином документе аналогичного содержания. Фиксируется не только время труда, но и пропуски по уважительным причинам и без таковых. Как в табеле обозначается отпуск, больничный и любой другой перерыв в рабочем времени наниматель вправе решать самостоятельно. Унифицированные формы приняты и повсеместно используются, но их применение не является обязательным.

Что такое табель рабочего времени

Табель учёта рабочего времени – документ первичной фиксации информации о трудовой активности каждого сотрудника. Разработанные ещё в 2001 году формы Т-12 и Т-13 считаются удобной альтернативой, и кадровые службы работодателей в подавляющем большинстве используют именно их. Внутренними правилами могут быть определены иные виды документации. Но такие случаи встречаются редко.

Назначение

На основании табеля работодатель контролирует соблюдение (не превышение) отведённого максимального времени работы штатных сотрудников – 40 часов в течение недели. Это его основная цель, определённая Трудовым кодексом. Между тем, первичная учётная документация выполняет ряд других, необходимых и полезных функций:

  • Табелярасчёт заработной платы;
  • исчисление стажа;
  • дисциплинарный контроль;
  • ведение статистической отчётности;
  • аналитика работы структурных подразделений;
  • выявление часто отсутствующих кадров;
  • формирование списков сотрудников, претендующих на поощрения.

Важно знать! Как привило, табелями постоянно пользуются бухгалтера и кадровики. Руководство организаций знакомится с данными фиксации рабочего времени реже, в основном при принятии управленческих решений.

Правила ведения и заполнения

Табель – документ, требующий регулярного ежемесячного обновления. Число заполненных табелей в год равно количеству рабочих месяцев. Фиксации подлежат:

  • фактически отработанные часы;
  • время отсутствия на службе;
  • неявки на работу и их причины.

По завершении отчётного периода в табеле ставят подписи следующие сотрудники:

  1. Ответственный за ведение, в подтверждение корректности и достоверности всех проставленных отметок.
  2. Руководитель организации, фиксируя факт ознакомления и согласия с приведённой информацией. Учёт может вестись отдельно по структурным подразделениям. В этом случае подпись ставит начальник отдела, управления, сектора.
  3. Начальник кадровой службы, как должностное лицо, уполномоченное в части учёта рабочего времени.

Подписанные реестры скрепляют печатью. Табели прошлых периодов подшивают в архивы кадровой службы. Срок хранения до проведения экспертизы ценности – 75 лет (в отдельных случаях срок устанавливают адресные законы).

Образец записи в табеле

Унифицированные формы

Действовавший ранее обязательный порядок ведения документации по личному составу в настоящее время используют по аналогии. В частности, повсеместно применяют разработанные в 2004 году Госкомстатом формы учёта рабочего времени.

Внимание! Суть алгоритма Т-13 состоит в ежедневном проставлении отметок о явках и неявках на работу. Причины отсутствия указывают в специально отведённой графе. Для удобства все возможные случаи кодифицированы в буквенной и числовой формах.

Реестры Т-12 предусматривают более детальный учёт с калькуляцией итоговых сумм заработной платы за период.

Условные обозначения, применяемые при заполнении

Все возможные ситуации, связанные с нахождением/отсутствием штатных сотрудников на рабочих местах описаны под порядковыми номерами и имеют буквенное обозначение. Таблицы формы Т-12 содержат 36 кодифицированных случаев. Так, отпуск в табеле учёта рабочего времени может быть отмечен 8 различными способами, в зависимости от его целей и причин. Развёрнутый перечень предусмотрен для простоев, невыходов на службу по болезни или в связи с иными жизненными обстоятельствами.

Выбор буквенных или числовых кодов остаётся на усмотрение организации. Как правило, используют буквенные обозначения – их проще запомнить и понять.

Отпуск

Для обозначения очередного оплачиваемого отпуска в табеле учёта рабочего времени предусмотрен код ОТ(09). В отдельных организациях, помимо гарантированного трудовым законодательством периода отдыха, представляют дополнительные дни. Порядок компенсации этих дней зависит от внутренних правил конкретной компании, поэтому такой отпуск учитывается отдельно и помечают как ОД(10).

Если сотрудник уходит в дополнительный неоплачиваемый отпуск, его отсутствие на работе проходит под кодом ДБ(18). Порой возникает необходимость продлить такое время на некоторый срок, это возможно по соглашению с работодателем. Подобные случаи отмечают в табеле под кодом ДО(16).

Отпуска, связанные с личными обстоятельствами, также имеют в табеле свои обозначения:

  • по беременности и родам (914);
  • по уходу за ребёнком ОЖ(15).

Учебным отпускам присвоены коды У(11) и, в случае если работодатель не начисляет зарплату на время обучения — УД(13).

Обозначение прогула в табеле

Прогул в табеле учёта рабочего времени отражают четырьмя способами, в зависимости от ситуации:

  • вынужденный, если работник был отстранён от службы незаконно и после восстановлен ПВ(22);
  • отсутствие в связи с необходимостью выполнения обязанностей государственного или общественного характера Г(23);
  • без уважительных причин ПР(24).

Важно знать! Отдельной строкой выделяют невыходы на работу по неустановленным причинам НН(30). Впоследствии, после выяснения обстоятельств, ставших поводом для прогула, эти отметки могут быть заменены на иные коды.

Как в табеле обозначается больничный

Два кода имеет обозначение больничного в табеле. Если у работника есть право на пособие, то это время кодифицируют как Б(19). Отметку Т(20) получает период нетрудоспособности, на который не распространяются гарантии и компенсации.

Для удобства, все указанные случаи объединены и внесены в таблицу:

Учётный параметрОбозначениеКод
Смены:
дневная Я01
ночнаяН01
Отпуска:
оплачиваемыйОТ09
дополнительный (без зарплаты)ОД (ДБ)10 (18)
учебный (с совмещением)У11
учебный, без сохранения зарплаты УД13
декретР14
уход за детьмиОЖ15
без сохранения зарплаты (на основании соглашения с работодателем)ДО16
без сохранения зарплаты (на особых условиях, указанных в законодательстве) ОЗ17
Нетрудоспособность
с пособиемБ19
без назначения пособия Т20
Прогул
вынужденныйПВ22
на время выполнения государственных и общественных обязанностей Г23
без уважительных причин ПР24
неявка по неустановленным причинам НН30

Особые ситуации

Все предложенные унифицированными таблицами коды не являются исчерпывающими и могут быть дополнены по усмотрению нанимателя. Так, для обозначения больничного в табеле учёта рабочего времени имеются только две отметки, хотя по факту существует множество жизненных ситуаций, связанных с нетрудоспособностью. Например, закон разрешает отказать в компенсации, если гражданин заболел в период простоя, однако, болезнь может быть связана с профессиональной деятельностью и некоторые работодатели покрывают подобные случаи. В такой ситуации кадровой службе организации необходимо разработать отдельный код для табеля.

Учет рабочего времени

Табель также допускает двойные отметки. Если работник был в командировке и возвращение попало на нерабочий день, то в соответствующей графе рекомендуют ставить вместе коды К(06) и РВ(03).

Ответственный за ведение учёта

Ответственного за ведение табеля назначают приказом организации. Как правило, это штатный сотрудник кадровой службы. В крупных компаниях табели могут поручить вести нескольким специалистам, закрепив за ними определённое количество структурных подразделений.

Какой бы способ работодатель не выбрал для учёта рабочего времени штатных сотрудников, эта работа является обязательной. Документация по личному составу имеет юридическую силу и может быть использована как доказательство в суде. Архивы кадровых служб должны хранить эти данные, а граждане в свою очередь имеют право обращаться за выписками из табелей в подтверждение своего стажа и прав на льготы и компенсации.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Карина Казенец/ автор статьи
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Трудовое право
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector