Трудовое право Защита прав работников и работодателей.
Получите бесплатную консультацию прямо сейчас
По России бесплатно
8(800) 700-99-56 доб.795
Москва, Московская область
+7 499 938-58-02
Санкт-Петербург и область
+7 812 425-17-18
Руководство по ведению журнала учета трудовых книжек

Трудовая книжка Руководство по ведению журнала учета трудовых книжек

14.06.2019
0
7
6 мин.

Каждый работодатель, будь то руководитель организации или индивидуальный предприниматель, должен вести строгий учет и правильное хранение документов, которые обусловлены деятельностью служащего персонала. Эта обязанность подтверждена законом: соответствующие положения содержатся в Правилах по оформлению и ведению документооборота, и Инструкции по делопроизводству. Следовательно, нанимателю необходимо знать порядок заполнения книги учета.

Журнал учета трудовых книжек: характеристика документа

Принимая человека на вакантную должность, и оформляя договор, работодатель заполняет имеющуюся у того книжку по труду или открывает новую. После внесения соответствующей записи он отправляет данный формуляр на хранение. Но поскольку штат во многих учреждениях исчисляется десятками, а иногда сотнями или тысячами сотрудников, обеспечить сохранность и отследить движение документа становится сложным. Для четкой организации делопроизводства предписано использовать специальный реестр.

Что указывают в журнале учета трудовых книжек

Роль в организации трудового процесса

Указанным выше реестром является книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – особый вид печатного издания формата А4, позволяющий фиксировать поступление каждой единицы документа, обеспечивая детальный и прозрачный учет. В ней должны регистрироваться все формуляры, принятые от сотрудников при устройстве на работу или открытые впервые. Здесь же фиксируется их выдача в случае расторжения договора и увольнения персонала.

Внимание! Книга имеет стандартную форму, которая утверждена Положением №3 Постановления Минтруда РФ за № 69 от 10. 10. 2003.  На ее станицах отображается вся информация о внутренних перемещениях данных документов.

Книга должна заполняться и храниться в административной службе организации (компании), занимающейся приемом и увольнением персонала, сюда относятся такие подразделения: бухгалтерия, отдел кадров, секретариат. Вести документ и своевременно вносить данные обязано должностное лицо. Оно же отвечает за прием, учет, выдачу и сохранность трудовых книжек.

В последние годы довольно часто учет сотрудников в различных организациях и компаниях ведется в электронном виде. Не составляет исключения и книга движения трудовых. Ее страницы разрабатываются в формате Ворда или эксел, что удобно для внесения информации. Чиновники не имеют возражений, тем более, что в 2002 году был принят Федеральный закон об электронной подписи.

Содержание журнала

Согласно предписаниям, книгу учета следует заполнять только в двух случаях – во время приема на работу или увольнения. Поэтому ее часто называют «журнал регистрации трудовых книжек». Документ содержит тринадцать граф, обязательных к заполнению. Необходимыми являются сведения:

  • порядковый номер внесенной записи;
  • Журнал учетадата трудоустройства сотрудника;
  • личные данные и сведения об образовании;
  • должность, на которую принят сотрудник;
  • название подразделения или службы, куда определен новый человек;
  • реквизиты основания приема на работу (распоряжения, приказа);
  • подпись и данные лица, ответственного за введение информации.

Для ведения учета следует использовать книгу в твердом переплете, так она дольше сохранится. Один том может быть действительным несколько лет, а не именно один отчетный период. Срок зависит от того, как быстро заполнятся все страницы регистра.

Особенности ведения документа

Грамотное ведение журнала и корректное внесение данных указывает на то, что должностное лицо досконально изучило порядок его заполнения. Согласно положениям, в него необходимо записывать трудовые книжки:

  • переданные в отдел кадров при оформлении на работу;
  • только что оформленные, поскольку трудоустройство является первичным;
  • вкладыши, которые выдаются после окончания места в основном формуляре.

Поскольку регистр содержит 13 граф, то следует знать правила их заполнения. Прежде всего, в наличии обязательно должен быть титульный лист. Он позволяет идентифицировать организацию и дату открытия документа. На нам указывается название учреждения или ИП, день, месяц и год начала (а после окончания и прекращения действия) журнала.

Правила внесения данных

Типовой образец книги учета закреплен специальным Постановлением за № 69 от 10-102003, унифицированную форму можно скачать на любом сайте. Чтобы избежать претензий со стороны проверяющих, следует знать, как правильно заполнять все имеющиеся колонки.

Номер графыВводимая информация
1Предназначена для оформления нумерации. Числа отображаются в хронологическом порядке.
2-4Отведены для введения числа, месяца и года приема на работу, внесения записи в имеющуюся трудовую книжку или открытия новой (также и вкладыша). Эти даты редко совпадают, поскольку данные о поступлении вводиться в течение недели (пяти дней) с момента устройства на работу.
5Отражает Ф.И.О. владельца формуляра.
6Предназначена для введения серии и номера документа.
7Содержит сведения об образовании, специальности и занимаемой должности сотрудника.
8Отводится для введения информации о структурном подразделении, в которое трудоустроился человек.
9Отображает основание (приказ, распоряжение) приема на вакантную позицию и его реквизиты.
10Содержит подпись ответственного специалиста, который внес сведения в трудовую и принял ее на хранение.
11Предназначена для внесения данных о размере оплаты за новый формуляр или вкладыш в него (в рублевом эквиваленте).
Последние столбцыОтображают данные о движениях документов уволившихся сотрудников: дату внесения записи в трудовую и ее выдачи, подпись владельца о получении книжки.

Пример оформления

Действующая форма книги учета трудовых и вкладышей утверждена специальным Постановлением в 2003 году. Если  на предприятии ранее она велась в произвольном виде, то ее необходимо закрыть. С этой целью нужно сделать последнюю запись, которая отражает причину прекращения использования, количество трудовых официально зарегистрированных сотрудников. После этого отправить ее на хранение, а тем временем оформить новый журнал, заполнять который будет нужно по представленному ниже образцу.

Образец страницы книги учета

Лицо, ответственное за ведение

Внесение сведений в журнал учета трудовых книжек является ответственной процедурой, поэтому ее выполнение поручается одному из сотрудников отдела кадров (чаще всего, начальнику). Данная обязанность указывается в трудовом договоре или прилагающейся к нему инструкции. При отсутствии кадровой службы, обычно в небольшой компании с ограниченным штатом персонала, эту работу может выполнять представитель иного подразделения, которое занимается приемом и увольнением служащих, например, бухгалтер или секретарь. Назначение ответственного лица проводится Приказом руководителя, который составляется в свободной форме.

Важно знать! Если данный человек по каким-либо причинам не может больше вести журнал учета трудовых книжек, директор учреждения выбирает другого сотрудника. В обязательном порядке оформляется акт приема-передачи, в котором отражается точное количество внесенных формуляров и их фактический состав. Бланк должны заверить оба участника: сотрудник, сдавший свои , и лицо, принявшее их.

Характерные ошибки и способы их устранения

В процессе заполнения журнала необходимо соблюдать аккуратность и внимательность. Но так как человек не машина, то вполне вероятно, что он способен допустить ошибку (описку). Поскольку такие ситуации в нормативных актах не отражены, то исправления в журнале осуществляются на основании общего порядка. Его придерживаются при возникновении аналогичных случаев в делопроизводстве. По правовому статусу действительными считаются два способа корректировки регистров бухгалтерского учета, однако в рамках ведении одной книги, следует выбрать определенный вариант исправления ошибок.

  1. ТрудоваяУполномоченный сотрудник зачеркивает неверные данные одной сплошной линией, рядом ставит отметку «исправленному верить», дату и свою подпись.
  2. Данные не перечеркиваются, но ниже в пустой строчке вписывается формулировка «запись № … считать недействительной». В следующем ряду вводится верная информация, которая визируется с указанием ФИО и должности работника, внесшего поправки.

Категорически запрещается применять корректор, который полностью маскирует неверный текст, ластик, перечеркивать или исправлять букву (цифру). Должностное лицо обязано использовать только разрешенные методы изменения данных.

Прошивка и опломбирование журнала

Прежде чем начинать пользоваться книгой, ее следует привести в надлежащий вид. Все листы необходимо собрать вместе, пронумеровать и надежно соединить. Прошивать их нужно в следующей последовательности.

  1. Проделать в журнале два или четыре отверстия. Для этого использовать шило или офисный дырокол.
  2. Протянуть сквозь них прочную нить в несколько сложений или тонкий шнурок. Скрепить узелком на задней стороне книги.
  3. Поверх нитей наклеить специальный стикер который должен маскировать узел. На нем нужно отобразить подпись руководителя, и от руки написать сведения о количестве страниц, указанные прописью и в цифрах.
  4. Сверху поставить печать организации (компании). Она должна охватывать обложку и стикер.

Книгу следует опломбировывать или заливать сургучной печатью. Она должна правильно располагаться, то есть захватывать узелок, концы шнурка, часть листа и обложки. Вместо сургуча можно использовать  пломбу. Последняя представляет собой устройство одноразового действия, позволяющее защитить журнал от несанкционированного доступа к содержащейся в нем информации.

Совет! Для обеспечения сохранности данных книгу нужно «одеть» в твердый переплет. Эти требования четко зафиксированы в п. 41 Правил, поэтому их несоблюдение может вызвать претензии со стороны проверяющих органов.

Правила хранения документа

Журнал движения трудовых книжек является обычным сводом данных и ничем не отличается от других видов аналогичной документации. Он нужен для упорядочивания работы с формулярами и определения степени ответственности при утере их или вкладышей. Вместе с тем, в заполненном виде он должен храниться не менее 50 лет. В течение данного периода времени по имеющимся в нем записям можно легко найти или восстановить интересующий документ.

Хранить регистр следует так же, как и другие документы, подпадающие в категорию бланков строгой отчетности. Для этой цели отводится место, где он не сможет потеряться, испортиться или быть украден. Идеальным считается сейф или шкаф, запирающийся на ключ. Доступ к нему должен быть максимально ограничен.

Приобретение журнала учета трудовых книжек

Книга учета должна быть в наличии у каждой организации или компании, приобрести ее обязаны сотрудники кадровой службы по распоряжению руководителя учреждения. Унифицированную форму можно заказать в типографии или распечатать копии в неограниченном количестве экземпляров (тогда их нужно сшивать вручную и отдавать в переплет).

Купить же данный вид печатной продукции можно в магазинах офисных или канцелярских принадлежностей, на специализированных сайтах. Как правило, она отличается высоким качеством, что облегчает работу и обеспечивает длительную сохранность.  На интернет порталах можно заказать журналы с уже готовым опечатыванием и шнуровкой, пронумерованными страницами тонкой прозрачной обложкой из ПВХ. Стоимость одной единицы товара может варьировать в диапазоне от 50 до 110 рублей.

Отсутствие журнала или неправильное ведение: меры ответственности

Книга движения трудовых книжек должна храниться у работника, который ее ведет и заполняет. Ее отсутствие считается грубым нарушением законодательства.

Ведение учетаМногие руководители несерьезно относятся к ведению такого рода документации или игнорируют важность учета формуляров. Обычно неимение журнала выявляется у индивидуальных предпринимателей, поскольку до недавнего времени им не разрешалось оформлять трудовые книжки сотрудникам. Сейчас ситуация изменилась. И необходимость приобретения регистра стала обязательной. За отсутствие книги или ее неправильное заполнение предусмотрено серьезное наказание. В первый раз оно предполагает наложение штрафа в размере:

  • для предпринимателей и должностных лиц – от 1 до 5 тысяч рублей;
  • для организации или крупной компании – от 30 до 50 тысяч руб.

Если подобные нарушения будут выявлены при повторной проверке, наказание станет более суровым, а сумма взыскания увеличится:

  • должностные лица – штраф в 10-20 тыс. руб. и дисквалификация на срок 1-3 года.
  • частные предприниматели – выплата суммы в указанном выше размере;
  • организации – 50-70 тысяч рублей.

С учетом вышесказанного следует понимать серьезность нарушения и контролировать письменное ведение документооборота с соблюдением правил заполнения журнала.

Заключение

Журнал учета и выдачи трудовых книжек является важным документом, поэтому необходимо правильно и, главное, своевременно его заполнять. Данная процедура не требует от сотрудников ОК глубоких знаний трудового законодательства. Следует лишь соблюдать порядок регистрации формуляров, правильно и без сокращений вносить сведения о работниках. При отсутствии свободного места на страницах, его нужно сразу заменить новым.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector