Зарплата и другие выплаты Порядок заполнения платежной ведомости по зарплате

09.08.2019

4 комментария

476

4 мин.

Платежная ведомость на выдачу зарплаты является особым видом документации, отражающей сведения о денежных средствах, выдаваемых персоналу за исполнение трудовых обязанностей. Любая операция, связанная с движением финансовых активов, должна иметь подтверждение. Выдача заработной платы не исключение. Для того, чтобы суммы, полученные работниками, были зафиксированы, разработаны и законодательно утверждены специальные формы ведомостей.

Правила составления ведомости по зарплате

Бланк платежной ведомости на выдачу зарплаты может иметь три различных унифицированных формата. Выбор заполнения одного из них будет зависеть от ситуации ее применения.

Унифицированные форматы

Для упрощения ведения бухгалтерского учета созданы специальные документы, внешний вид которых приведен к общепринятому и установленному законодательством. Это значительно облегчает ведение дел предприятиям, не готовым к разработке отдельных и собственных НПА. Содержание бланков учитывает все нюансы их использования, поэтому доработок не требуется. Существует три формы, различия между которыми заключаются в следующем:

1. Платежная. Подлежит заполнению при осуществлении расчетов посредством наличных денежных средств через кассу организации. Имеет обозначение Т-53. Такой бланк ведомости на выдачу зарплаты будет содержать в себе информацию исключительно о причитающихся деньгах и ничего больше.
2. Расчетная. Используется при безналичном расчете на банковскую карту, в ней присутствуют сведения о периоде начисления и детализация возникновения каждой суммы (премия, оклад, отпускные, аванс). Бланк расчетной ведомости по зарплате имеет форму Т-51. Удержания, произведенные в отчетном периоде, также будут отражены (алиментные отчислений, налог, долг по исполнительному листу), однако по ним значится только регистрация сведений;
3. Расчетно-платежная. Вобрала в себя два предыдущих документа и имеет обозначение Т-49. Обладает самым полным перечнем отражения информации: от начислений до удержаний, но предназначена только для расчетов по ней наличными денежными средствами.

Общие правила применения

Бланки, предусмотренные для выдачи только наличных денежных средств, имеют свои особенности. Так, сумма, причитающаяся работнику, не ограничена определенным размером. В дни зарплаты организация может хранить любое количество наличности, даже если будет нарушен лимит по кассе. Не требуется сдача выявленных сверхлимитных излишков на расчетный счет по концу дня работы. Однако следует помнить, что ведомость выдачи зарплаты имеет срок своего действия, который исчисляется в пять дней.

Важно знать! В указанный промежуток времени должны быть выданы все причитающиеся деньги, в противном случае остатки вносятся в банк с отметкой «депонировано». Когда средства оказались на руках у их законного получателя, то им должен быть произведен пересчет выдаваемого и обязательно оставлена подпись в необходимой графе. Таким способом будет подтверждена выдача заработной платы.

От кассира требуется максимальная внимательность, поскольку при выявлении отсутствия отметки о получении, его ждет взыскание. На общую сумму ведомости по зарплате составляется расходно-кассовый ордер. Удобство данной ситуации в том, что не приходится раздувать документооборот и оформлять несколько бумаг отдельно на каждого получателя.

Заработную плату, которую по каким-то причинам депонировали, можно передать работнику только с его письменного заявления. Промежуток времени на исполнение будет исчисляться следующим после запроса днем.

Бланк Расчетно-платежной ведомости можно скачать здесь.

Порядок заполнения

Применяются расчетные платежные ведомости по зарплате в периоды, когда дни выплат не попадают в период перечисления основных денег на карточные счета сотрудников. Использование такой документации можно назвать единичным и в исключительном случае. Все формы содержат в себе три части: титульную, табличную и итоговую. По своему наполнению различаются следующими пунктами:

1. Первая страница.

Эта часть отражает наименование организации (ФИО, ИП), а также название структурного подразделения, если таковая существует. Правый верхний угол будет содержать срок, в пределах которого должна быть осуществлена выдача наличных денежных средств. Его продолжительность составляет не более пяти дней (с учетом дня снятия с банковского счета). Согласно регистрации в журнале, титул отразит дату составления и номер ведомости, а также общую сумму, причитающуюся к распределению.

Бланк платежной ведомости должен содержать подписи руководителя предприятия и главного бухгалтера. Кассиру следует внимательно осмотреть документ на наличие ошибок в его оформлении, поскольку даже с незначительной погрешностью исполнять его будет уже нельзя.

2. Вторая страница.

Размер указанного листа будет зависеть от численности работников. Чем шире штат, тем длиннее его содержимое. Количество использованных бумажных носителей этого вида не ограничено, но в конце работы их следует пересчитать и отразить получившийся результат в соответствующей графе. Табличная часть будет содержать следующие данные:

• Нумерация в порядке очередности;
• Индивидуальные данные получателя денежных средств (ФИО);
• Номер табельного учета по каждому сотруднику;
• Сумма денежных средств, причитающаяся к выдаче.

Внимание! Последняя графа будет отражать подтверждение работником получения денег посредством его подписи. Она должна быть проставленной лично, иначе такой документ считается нелегитимным. При отсутствии у сотрудника возможности обратиться за причитающимся, вместо его отметки прописывается «депонировано».

Можно ли делать исправления в платежной ведомости

Бывают ситуации, когда при напряженной и ответственной работе кассир иногда делает ошибки. Если подобное происходит до момента утверждения его руководством, то уничтожение – это лучший путь решения. Совершенно иной случай при наличии на бланке ведомости по зарплате подписей начальника, главного бухгалтера или работника, забравшего законную причитающуюся ему выплату.

К подобной документации требования гораздо мягче, чем к ПКО или РКО. При составлении ведомостей на бумаге разрешается осуществлять исправления. Они будут относится к первичному учету, и все действия с ними регламентированы ФЗ «О бухгалтерском учете». Так, напротив корректировки следует проставить ее дату и расписаться. Все это может совершать только лицо, которое составило бланк. К примеру, кассир. Потребуется также расшифровка подписи.

Закрытие ведомости

По истечению отведенного времени ведомость на выдачу зарплаты должна быть закрыта. Кассиру надлежит выполнить следующие действия:

• Осуществить подсчет сумм, выданных на руки;
• Произвести цифровое и буквенное отражение итогов;
• Положить оставшиеся деньги на депонент, произведя соответствующие отметки;
• Сделать контрольную проверку соответствия значений титульной и итоговой страницы;
• Подтвердить совершенные действия, заверив их своей подписью;
• Оформить на бланке КО-2 ордер по невыплаченным суммам;
• Отразить информацию с предыдущего документа в итоге ведомости и сдать ее на проверку.

Следующие действия выполняет бухгалтерия. Они должны сопоставить все данные и осуществить разноску по реестрам синтетического учета. Каждая организация имеет право разработать свою документацию, принимая во внимание специфику своей работы.

Неоспоримым положительным моментом в пользовании учетных бланков считается их компактность с возможностью объединить в одном месте множество полезной информации: основания для выплаты, сумму, дату выдачи денег. Все ведомости выносятся в журнал, который хранится в течение пяти лет в архиве.

СТАТЬИ ПО ТЕМЕ:

МРОТ в 2021 году: новые правила расчета

Поправки, внесенные в трудовое право в связи с пандемией коронавируса

Что ожидает пенсионеров: прожиточный минимум 2020

Пенсионная индексация 2020 года

На что можно рассчитывать: уровень минимального размера оплаты труда в 2020 году

Зарплата в «конверте»: риски и методы борьбы