Правила оформления и списания недостачи при инвентаризации

Правила оформления и списания недостачи при инвентаризации

Для учета товарно-материальных ценностей организации необходимо регулярно осуществлять инвентаризацию. Проверка позволяет выявлять излишки или недостачу на производстве. Срок, правила назначения ревизии определяются федеральным законодательством и локальными нормативно-правовыми документами компании. При выявлении несоответствий между фактическими и учетными сведениями, для минимизации финансовых убытков происходит взыскание ущерба с должностного лица или списание товаров в зависимости от причин недостачи.

Общие понятия

Под недостачей понимается несоответствие между фактическими и учетными данными товарно-материальных ценностей. Выявление отклонений происходит при инвентаризации, оперативной проверке в процессе полного или частичного пересчета имущества, указанного в перевозочных документах и регистрационных складских карточках. Невозможность продажи продукции по причине технических повреждений, истечения срока годности подходит под определение недостачи. Реализация товара по сниженной цене вследствие порчи считается убытком для компании. Для расчета суммы ущерба учитывается разница между предполагаемой стоимостью имущества и полученной прибыли от продажи.

Составление бухгалтерской отчетности – причина осуществления плановой ревизии. Обнаружение излишек и недостач при инвентаризации, выявление неиспользуемых объектов, просроченных товаров, обеспечение сохранности имущества являются основными целями регулярного перерасчета материальных ценностей. Период и порядок назначения проверки регламентируются локальными нормативно-правовыми актами. Исключения — случаи обязательного учета, указанные в п.26 Приказа Министерства финансов № 34:

  • Инвентаризацияаренда, выкуп, продажа имущества;
  • составление бухгалтерского отчета;
  • смена материально ответственного лица предприятия;
  • хищение, кража, порча товарных ценностей;
  • наступление форс-мажорного обстоятельства, чрезвычайной ситуации.

Важно знать! Оценке и пересчету подлежит любая материальная ценность организации, включенная в бухгалтерские регистрационные ведомости. Периодичность плановой приемки зависит от объема, вида деятельности предприятия. Внеочередная инвентаризация осуществляется на основании изданного руководителем постановления с указанием даты, перечня ответственных лиц, причины назначения ревизии.

Порядок проведения инвентаризации

До назначения мероприятия по подсчету имущества организации и оценке финансовых обязательств компании созывается комиссия. Отсутствие даже одного должностного лица, включенного в специальный совет, является причиной аннулирования результатов проверки. В состав входят представители администрации предприятия, бухгалтерской службы, иные сотрудники. Список членов комиссии утверждается заблаговременно на основании изданного приказа, в котором указываются срок ревизии, виды имущества. Порядок проведения инвентаризации:

  1. Установление даты осуществления пересчета имущества.
  2. Проверка имеющихся ценностей сплошным или выборочным методом.
  3. Составление инвентаризационной ведомости с внесением данных о наименовании товара и его фактическом количестве.
  4. Выведение итогового остатка в денежном эквиваленте.
  5. Заполнение сличительной ведомости для оформления недостачи при инвентаризации.
  6. Составление отчета.
  7. Отправление документации руководителю организации.

Проведение инвентаризации

Причинами проведения инвентаризации по инициативе представителя компании являются наличие данных о хищении, растрате, пересортице, изготовлении неучтенного имущества, факт обмана потребителей, умышленное уничтожение товаров. К главным требованиям при ревизии относят внезапность, восполнение недостачи, избавление от излишков, оформление сличительной ведомости. Комиссия работает в присутствии директора, заведующего, администратора, продавца, товароведа, кассира, кладовщика организации или их помощников. После инвентаризации руководитель вправе назначить контрольную проверку правильности результатов.

Действия работодателя при выявлении недостачи

Сличительная ведомость является основным документом, подтверждающим финансовый ущерб компании при несоответствии показателей. Недостача при инвентаризации — частый итог проверки количества товарно-материальных ценностей. Ответственность за различия между фактической и учетной цифрой лежит на должностном лице. Работодатель вправе взыскать убытки с виновника при предоставлении доказательств. Решение конфликта допустимо при мирном урегулировании или обращении в вышестоящую инстанцию. Привлечение к уголовной ответственности возможно при краже, хищении имущества.

Выявление причин недостачи

Возникновение финансовых трудностей может быть связано с издержками организации, человеческим фактором, наступлением ситуаций непреодолимой силы. Обнаружить причины позволяет тщательное расследование дела. Дальнейшие действия работодателя, мера наказания виновной стороны зависят от обстоятельств, повлекших нехватку товарно-материальных ценностей. Основные причины недостачи:

  • умышленные преступные действия, халатное поведение материально ответственного сотрудника;
  • хищение, кража имущества третьими лицами;
  • занижение цены на продаваемую продукцию;
  • неправильное хранение товаров;
  • истечение срока годности;
  • естественная убыль;
  • пересортица товаров;
  • ошибки бухгалтерского учета.

Учет товараОт выявления причин зависит выбор способа, что делать при недостаче после инвентаризации. Основаниями исключения материальной ответственности являются наступление форс-мажорных обстоятельств, нормальный хозяйственный риск, случай крайней необходимости. Ситуациями непреодолимой силы считаются стихийные бедствия, эпидемия, забастовка, военное положение, террористический акт. Риск – выполнение должностных инструкций, достижение поставленных целей, подразумевающее возможность финансовых убытков. Случай крайней необходимости предполагает устранение опасности путем непредумышленного причинения ущерба.

Порядок оформления

После обнаружения нехватки товарно-материальных ценностей необходимо документально зафиксировать результаты проверки. Работодатель должен знать, как оформить недостачу при инвентаризации. Основной порядок действий:

  1. Составление сличительной ведомости.
  2. Выяснение причин, обстоятельств возникновения недостачи.
  3. Требование от сотрудника предоставления докладной записки.
  4. Издание приказа о недостаче, выявленной в процессе проверки.

Сличительная ведомость может быть составлена ревизором в виде отдельного документа или единой формы инвентаризационной описи. В бланке отражается сумма расхождения между фактическими и учетными регистрационными данными. При выявлении недостачи руководитель организации должен потребовать от материально-ответственного лица докладную записку в течение двух дней. При отказе сотрудника давать объяснение оформляется акт. На основании полученной бумаги директор предприятия принимает решение о виновности работника, которое должно быть документально зафиксировано в приказе. При обнаружении нехватки денежных средств в магазине проводится ревизия кассы и составляется соответствующий акт. Если выявлена недостача материалов при инвентаризации, данные фиксируются в бухгалтерском учете.

Фактические потери

Проверка позволяет определить нехватку денежных средств или товарно-материальных ценностей. К недостаче относятся кража, порча, пересортица, естественная убыль имущества. Потерями являются брак продукции, технические повреждения при производстве, транспортировке, нарушении правил перевозки и хранения на складе.

Установление виновных лиц, если таковые имеются

При обнаружении недостачи при инвентаризации ответственность ложится на должностное лицо, отвечающее за сохранность материальных ценностей компании, при наличии подтверждающих доказательств. Если сотрудник не признает вину, руководитель предприятия вправе обратиться в вышестоящую инстанцию. Если в ходе расследования не было установлено лицо, совершившее преступное деяние, происходит списание недостачи при инвентаризации, как прочие расходы. Наказание не предъявляется, если причины несоответствия показателей — форс-мажорные обстоятельства, нормальный хозяйственный риск, случай крайней необходимости.

Погашение недостачи по результатам инвентаризации

При признании материально ответственного сотрудника виновным он должен выплатить полную сумму. Взыскание убытков производится в течение 30 дней на основании изданного приказа. Размер удержания не может превышать средний заработок. Сумма штрафа при каждой выплате составляет 20% от ежемесячного дохода.

Руководитель организации обязан знать, как при инвентаризации списать недостачу, если причинами нехватки товарно-материальных ценностей являются пересортица, естественная убыль, технические повреждения. Порядок действий вычета, позволяющий избежать финансовых убытков:

  1. Издание приказа.
  2. Списание имущества.
  3. Внесение записи в бухгалтерский учет.
  4. Покрытие транспортных расходов, выплата заработка сотрудникам, проводившим инвентаризацию.
  5. Восстановление налога на добавочную стоимость с внесением данных в дебетовую часть бухгалтерского учета.

Внимание! Основные требования к вычету имущества, признанного как расходы компании, — списание в период проведения инвентаризации, соответствие товара собственному наименованию, четкое количественное выражение недостачи. При обнаружении естественной убыли сумма учитывается как издержки производства.

Как правильно отразить в учете

Для оформления недостачи необходимо заполнить бухгалтерскую документацию. При выявлении несоответствий данные фиксируются в дебетовой части счета №94 с указанием названий ценностей. При пересортице, естественной убыли, технических потерях товара информация отражается в таблице в кредитной графе. При заполнении счета «Основное производство» и «Расходы на продажу» недостача будет оформлена как материальные издержки организации. Факт выявления умышленного хищения, кражи, порчи имущества фиксируется в дебетовой части бухгалтерского счета №73.

Выявление недостачи при инвентаризации требует составления документации. При доказательстве вины материально ответственного лица взыскание ущерба происходит с ежемесячного дохода работника. Если нехватка товаров или денежных средств связана с издержками производства, осуществляется списание. Правильный порядок действий позволяет работодателю избежать финансовых убытков.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Анастасия Епишева/ автор статьи
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Трудовое право
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector