Организации и предприниматели, использующие наемный труд, обязаны придерживаться утвержденного порядка оформления документации по кадрам. К ней причисляют и трудовую книжку. Она признается основным источником информации о работе человека на протяжении всего периода его деятельности по найму. В опубликованных актах четко прописаны правила ведения и хранения трудовых книжек. Пренебрежение к нормам законодательства может привести к негативным последствиям.
Содержание статьи:
Установленные правила действуют для любых компаний и физических лиц, использующих наемных рабочих. Ведение трудовой книжки напрямую соотносится с правами сотрудника, поэтому знание правил учета и оформления может предотвратить возможные конфликты.
Любое действие, осуществляемое при трудоустройстве, четко регламентировано законом. Разработанными для практического применения организациями и предпринимателями документами являются:
Трудовой кодекс (особенно касаются вопроса статьи 66 и 234);Работодатели вправе разработать внутренние локальные акты, дополнительно разъясняющие уполномоченному лицу, как правильно организовать работу с документами. Утверждаются они приказами руководителя.
Законодателями ответственность разграничена: организация учета и хранения возложена на работодателя, а ведение трудовых книжек на того, кому поручено, он же обеспечивает ее сохранность. На предприятии чаще всего обязанности передаются отделу кадров или бухгалтерии. Конкретный сотрудник назначается приказом руководителя. Выбранного человека знакомят с нормами, инструкциями и применяемым порядком. При смене ответственного лица происходит проверка наличия книжек, оформляется акт приемки-передачи документов.
На предприятии должен вестись учет бланков (они приравниваются к документам строгой отчетности): заполненных и чистых форм, а также вкладышей и дубликатов. Для этого есть специальные книги:
Важно знать! Хранение трудовых книжек организуется так, чтобы исключить возможность пропажи документов, тем более их случайной или намеренной порчи. Для этого на предприятии выделяется отдельный сейф или специальный металлический шкаф, железный ящик; доступ к содержимому должен быть только у ограниченного круга лиц.
Оформление любой документации должно происходить согласно закону. Инструкция по ведению трудовых книжек при их заполнении предписывает строго придерживаться следующих правил:
все сведения заносятся с подлинных документов (паспорта, диплома);Данные о совместительстве вносит основной работодатель при предоставлении соответствующих документов. По неосновной деятельности трудовая не оформляется. Физические лица, не имеющие статуса предпринимателя, лишены права заполнять документ.
Бланк книжки записывается в журнале учета трудовых книжек. Проверяется, при необходимости заполняется или исправляется первая страница, затем переходят к следующим разворотам. В разделе о работе указывают заголовок: название организации, учреждения, фамилию, имя, отчество предпринимателя с обозначением статуса или правовой формы; в скобках прописывают сокращенное наименование, если оно есть. Далее записи нумеруются по порядку, ставится дата приема. В соответствующие поля заносят сведения о должности, на которую принят человек. Затем дату и номер приказа, подтверждающего правомочность записи.
Помимо занесения данных о приеме и увольнении, в документе отражается информация о поощрениях и награждениях; премии не указываются. Кроме периодов работы разрешено отражать:
Если сотрудник был награжден или произошли какие-то иные значимые события, требующие отражения, например перевод на другую должность – заполняемые строки нумеруются в хронологическом порядке по разделу, где они показываются. Смена организацией-работодателем названия или правовой формы (например, с АО на ПАО) тоже должна быть занесена в кадровые документы сотрудников. Установленный срок для внесения сведений – 1 неделя.
Если во время заполнения допущена ошибка, ее можно исправить. Для изменений под этой строкой необходимо осуществить определенный алгоритм действий:
Важно знать! Исправление вносит либо компания, допустившая ошибку, либо ответственный по должности кадровик по текущему месту работы, при реорганизации предприятия правопреемник – при наличии подтверждающих документов. Слова свидетелей и их показания не учитываются.
Зачеркивать ошибочные данные нельзя. Исключение – изменившиеся персональные сведения на первой странице формы, например, смена фамилии. Через середину записи проводят одну черту, рядом пишется нужное исправление. На обложке указывают информацию о документе, на основе которого была совершена поправка.
Если какой-либо раздел трудовой полностью закончился, для дальнейшего продолжения записей используется вкладыш. Регистрация выдачи фиксируется журналами учета. Получающий расписывается за получение. Бланк надо вшить в книжку, на первой странице вверху на ней размещают оттиск штампа с серией и номером прикрепленного документа. Нумерация записей продолжается, поэтому новую корочку заводить не нужно.
Причина расторжения заключенного договора формулируется по выбранной статье Трудового кодекса. Книжка выдается увольняющемуся в последний день выхода, за нее расписываются в журнале учета. При невозможности отдать ее лично, отдел кадров или руководство предпринимает меры по извещению бывшего сотрудника. Для этого на адрес прописки владельца книжки высылается уведомление – с напоминанием о получении или предложением направления согласия на пересылку ее по почте. Задержка с выдачей документа или отправкой извещения может повлечь неприятные последствия: расходы в виде компенсации за несвоевременное исполнение или административный штраф за нарушение законодательства.
Книжки находятся в отделе кадров весь период работы трудящегося, по окончании деятельности выдаются лично или (при согласии) высылаются ценным отправлением. Бывший сотрудник, не забравший трудовую, имеет право потребовать вернуть ее по почте. Невостребованная должна лежать в архиве не менее 75 лет. В случае смерти документ может получить родственник умершего под роспись в журнале учета. При отсутствии запроса она хранится на предприятии до возможного востребования наследниками, не менее обозначенного срока.
Работодатель при утере или порче книжки оформляет ее дубликат. Сотрудник для получения пишет заявление о предоставлении. Информация о периодах работы на других предприятиях восстанавливается по имеющимся документам: приказам, трудовым договорам и прочим. В заменяемом бланке данные указывают следующим образом:
Помогать восстанавливать сведения при утере формы является обязанностью работодателя.
При невыдаче книжки из-за утери при увольнении компания будет обязана выплатить человеку заработок за весь период задержки. Кроме того, может быть взыскан административный штраф (ст. 5.27 КоАП РФ):
Внимание! Налагает взыскание государственная трудовая инспекция. При повторном нарушении штрафы существенно возрастают.
На основании записей в трудовой книжке учитывается стаж трудящегося, а также его пенсионные права, поэтому относиться к документу нужно очень ответственно. Неверное заполнение может повлечь судебные разбирательства или административное наказание. В интересах компании помочь должностному лицу внимательно изучить инструкцию по ведению трудовых книжек, чтобы в дальнейшем не было ошибок.
