Трудовое право Защита прав работников и работодателей.
Получите бесплатную консультацию прямо сейчас
По России бесплатно
8-800 555-67-55 доб.763
Москва, Московская область
+7 499 703-06-58
Санкт-Петербург и область
+7 812 627-14-96
Правильное оформление отгулов в счет отпускного периода

Документы Правильное оформление отгулов в счет отпускного периода

20.06.2019
0
1
8 мин.

В жизни каждого человека возникают различные сложные ситуации, и зачастую для их устранения необходимо отлучиться в середине трудовой недели на один или несколько дней. Оптимальным выходом из положения становится заявление в счет отпуска на отгул. Достоинством этого способа является то, что человек сохраняет месячный заработок и планирует свой отдых в ранее определенное время. Недостаток же кроется в сокращении отпускного периода, если он слишком часто пользуется дополнительными выходными.

Отгул в счет отпуска

Многие термины, не предусмотренные Законодательством Российской Федерации, но часто используемые в повседневной жизни становятся понятными на производстве при решении неотложных проблем. Одним из них является «отгул». До 2004 года он считался компенсацией, предоставляемой в счет отработанного выходного или праздника. Современные нормативные акты подробно раскрывают его понятие.

Понятие отгул

Важно знать! Ст. 106 и ст. 107 ТК РФ содержат информацию о том, что незапланированный отпуск является разновидностью отдыха, когда работник освобождается от своих служебных обязанностей на короткий срок.

Положения ст. 128 того же документа разъясняют, что по семейным причинам или другим обстоятельствам на основании ходатайства разрешено предоставлять отпуск за свой счет на время, определенное в ходе договоренности начальника и подчиненного.

Условия для взятия отгула

Если раньше работнику полагался выходной в счет трудового дня, то сегодня действующее законодательство дает ему право выбора: получить отдых за отработанный период или денежную компенсацию. Примечательно, что в последнее время сотрудники предпочитают именно второй вариант.

Отгул, оплачиваемый как полноценный трудовой день, предоставляется гражданам в таких ситуациях:

  • они работали в выходные или праздники;
  • трудились во внеурочные часы;
  • помогали на производстве в отпускной период;
  • выполняли не входящие в собственные обязанности работы.

Служащему полагается отгул как поощрение за отличное выполнение своих служебных обязанностей или в виде компенсации за тяжелый труд.

Возможность принятия решенияЗакон предоставляет сотруднику право выбирать вид приемлемой для него оценки сверхурочного труда:

  • двойная оплата;
  • деньги в однократном размере и отгул, который он вправе взять в любое время.

Накопленные таким способом дни позволяется использовать для отдыха среди недели или решения семейных проблем.

Льготы для некоторых лиц

При отсутствии дополнительных выходных сотрудник, при необходимости, может подать ходатайство о предоставлении отгула за свой счет, указав уважительную причину:

  • больной родственник, требующий постоянного ухода;
  • ухудшение самочувствия, вызванное напряженным графиком работы;
  • необходимость срочного отъезда;
  • особые обстоятельства: сдача крови, свадьба, похороны;
  • посещение школы: 1 сентября, по требованию директора, родительские собрания.

В статье 128 ТК РФ указано, что получить неоплачиваемый отпуск в любой период года вправе такие категории граждан:

  • до 35 дней – участники и ветераны ВОВ;
  • до 14 дн. – пенсионеры по старости, продолжающие трудиться;
  • до 60 дней – граждане, имеющие инвалидность;
  • иные граждане, указанные в ФЗ или локальных актах.

Кроме льготных категорий граждан, предоставление отгула положено и по иным обстоятельствам:

  • неподходящие условия для работы в офисе (чересчур жарко или холодно);
  • сессия, зашита диплома, диссертации, прохождение аттестации;
  • прохождение планового медосмотра;
  • получение травмы на работе.

Отказ в просьбеНо зачастую работодатель не считается с желанием сотрудника и отказывает в предоставлении свободного дня, мотивируя это производственной необходимостью. Существует несколько вариантов решения проблемы, но наиболее приемлемыми и безопасными считаются следующие:

  • согласиться с начальником и остаться на работе;
  • попробовать договориться о компромиссном решении;
  • стать в этот день донором.

Совет! Прежде чем обращаться к начальнику с просьбой о получении отгула в счет отпуска, следует учесть, что воспользоваться таким видом отдыха имеет право любой трудоустроенный гражданин, отработавший на данном предприятии без перерыва не менее полугода.

Количество дней для отгула

Выдача коротких отпусков подчиненным, которые работали во внеурочное время, регулируется Трудовым законодательством. Чтобы получить освобождение в запланированный срок, сотрудник обязан заранее оформить ходатайство. Особенностью отличаются предоставляемые руководством дни в счет отпуска. В суммарном исчислении их количество не может превышать 14-ти. Согласно ТК РФ длительность стандартного очередного оплачиваемого периода равна 28 календарным дням. Поскольку его можно использовать по частям, то основная должна составлять половину. Остальной период работник делит по своему усмотрению и при необходимости берет в качестве «отгулов».  Если же человек успел отдохнуть в текущем году, то в случае острой нужды он может попросить один неоплаченный день за свой счет, приложив к письменному ходатайству документальное подтверждение такого шага.

Оформление дополнительных выходных

Несмотря на то, что законодательная база не предусматривает такой категории как отгул, в действительности данное явление является распространенным и требует оформлять его по стандартным правилам. Формально же закон не разграничивает освобождение, предоставляемое на 1-2 дня и продолжительный оплачиваемый период отдыха.

Описание процедуры

Порядок предоставление краткосрочного отпуска трудящимся гражданам регулируется ТК РФ. Чтобы правильно его оформить, необходимо выполнить следующую процедуру.

  1. Сотрудник подготавливает заявление на имя руководителя или его заместителя. К нему прикрепляет документальное подтверждение причины, требующей освобождения от трудовых обязанностей в неурочное время.
  2. Работодатель рассматривает ходатайство и при положительном решении вопроса визирует его и передает в кадровую службу.
  3. Представители подразделения готовят приказ, отражающий распоряжение о предоставлении сотруднику освобождения от работы на требуемый срок с сохранением заработка или без него.
  4. Копию готового документа предоставляют подчиненному для ознакомления.

Если руководитель отклоняет просьбу, то заявление считается недействительным, а отсутствие человека на рабочем месте расценивается как прогул.

Составление заявления

Во многих копаниях и учреждениях существует стандартный бланк, образцы шаблона доступны для скачивания из интернета. Поскольку специальных требований законодатель не предусмотрел, то заполнить заявление можно в произвольной форме.  Главное, чтобы оно было информативным, грамотно составленным и не содержало грамматических ошибок. Также оно должно иметь определенную структуру.

ШапкаУказывается должность, фамилия и инициалы руководителя или его заместителя, уполномоченного не только принимать документацию, но выносить по ней решения.Ниже вписываются реквизиты сотрудника, который подает прошение: ФИО, должность, название подразделения, где он работает.
Тело заявленияСобственно ходатайство о временном освобождении от работы с указанием продолжительности и периода. Так как в деловой терминологии нет такого понятия, его следует заменить общепринятым «выходной день».
Заключительная частьДата подачи, подпись заявителя.

Заполнение бланка выполняется на листе формата А4 от руки или набирается на компьютере с дальнейшей распечаткой. Но роспись должна быть оригинальной.

Если имеется конкретная причина для внепланового освобождения от работы, ее следует указать в заявлении, приложив оригинал или копию подтверждающих документов. И хотя многие начальники не требуют их предоставления, доверяя своему персоналу, все же лучше их предъявить.

 Сроки подачи документов

Если работник планирует заранее свое освобождение от работы в определенный период, он подает заявление за несколько дней и дожидается приказа. Но, к сожалению, необходимость в получении дополнительного выходного может возникнуть в любое время, а иногда внезапно. В этом случае подавать заявление следует в тот же день, дождавшись одобрения руководства. При сменном или вахтовом графике работы необходимо обговорить такую ситуацию заранее, чтобы у начальника была возможность найти замену отсутствующему сотруднику.

Документальному оформлениюЕсли же обстоятельства складываются так, что приехать на работу и оформить документы надлежащим образом не представляется возможным, человек должен известить руководство по телефону. В экстренных ситуациях, как правило, оно не препятствует таким действиям. Хотя не исключены случаи увольнения из-за самовольной отлучки.

Когда требуется посетить врача или органы власти, и отсутствие продлится несколько часов, имеет смысл обговорить этот момент с руководством в устной форме, не прибегая к документальному оформлению.

Виды заявлений на взятие отгула и особенности написания

На просьбу сотрудника предоставить свободные дни в счет отпуска работодатель вправе отреагировать положительно или отказать в силу производственной необходимости. Это не будет рассматриваться как служебное нарушение, поскольку такие действия происходят исключительно обоюдной договоренности между начальником и подчиненным. Но даже если руководство решит вопрос положительно, то легко получить освобождение не получится. Человек должен отработать этот день заранее, либо чуть позже засчитать как часть оплачиваемого отдыха или отпуска за свой счет.

Совет! Дополнительный выходной полагается трудящемуся после подачи письменного заявления. Оно относится к разновидности важных документов и считается базой для подготовки распоряжения кадровой службой. Без него отсутствие сотрудника на рабочем месте будет расценено как прямое нарушение трудового распорядка.

Один выходной без оплаты

Любой человек может столкнуться с необходимостью решить острую проблему в короткий срок. Помочь ему в этом способен начальник, предоставив один неоплачиваемый день без сохранения заработной платы. В документации он будет отражен как административный отпуск. Для корректного оформления требуется подготовить и подать ходатайство с просьбой освободить его от работы. В заявлении на короткий отпуск на один день нужно обязательно указать дату предполагаемого выходного и причину. Руководитель должен ознакомиться  и поставить свою резолюцию. Только в этом случае отсутствие будет считаться законным.

Отдых, отработанный заранее

На любом предприятии или организации возникают ситуации, когда сотрудникам приходится работать в выходные, праздники, или трудиться сверхурочно, превышая установленный график. В итоге у них накапливаются лишние часы, которые начальство обязано компенсировать отдыхом. Период выбирается непосредственно персоналом и согласовывается с руководителем. Если необходимость в дополнительном дне возникла в настоящем, а предполагаемая переработка ожидается в ближайшее время, то работодатель вправе заранее предоставить выходной на требуемую дату с обещанием отрабатывать ее впоследствии.  В любом случае подтвердить устную договоренность необходимо заявлением, поданным на имя руководства.

По семейным обстоятельствам

В жизни каждого человека возникают ситуации, требующие его личного присутствия. Иногда «разрулить» их удается за один день, в некоторых случаях для этого требуется больше времени. Как правило, при наличии уважительной причины разрешение начальства не нужно, но, во избежание недоразумений, сотрудник должен подать ходатайство. В нем он может указать обстоятельства предполагаемого отсутствия на рабочем месте и длительность его периода. Если есть возможность, рекомендуется приложить к заявлению подтверждающую документацию.

Донорский день

Работнику, который является донором, положены определенные льготы. Он может получить и один выходной. Но в отличие от отгула, он отмечается в табеле как рабочий и полностью оплачивается. Его можно использовать непосредственно после сдачи крови или в любой день, который выберет сотрудник при согласовании с начальством. Если забор производится в выходной день, то право на отдых все равно сохраняется, и его можно реализовать в любое время на выбор донора. Для этого он обязан написать заявление, указав в нем причину и дату отсутствия. Представить документ руководителю нужно накануне отдыха, приложив к нему справку по форме № 402У.

В счет отпуска

Если руководитель не имеет возражений, и при этом производственная деятельность не снизится, то сотрудник вправе попросить подписать заявление на выходной в счет ежегодного отпуска. Он будет оплачен в соответствии с общими правилами начисления выплат и учтен при подсчете фактического периода отдыха. Такие выходные можно брать в любе время, если работодатель не будет возражать. Главное, чтобы длительность краткосрочного отсутствия в сумме не превышала двухнедельного периода, который составляет неделимую часть.

Важно знать! Следует иметь в виду, что начальство вправе отклонить просьбу, поскольку  выходные предоставляются исключительно по договоренности. И такие действия не будут считаться правовым нарушением.

Освобождение от работы на несколько часов

Зачастую для решения важной проблемы сотруднику требуется всего несколько часов, и уходить с работы на весь день не имеет смысла. Некоторые руководители не требуют документального оформления договоренности и отпускают его. Но, если применяется система почасовой оплаты труда, важным становится каждое мгновение пребывания на производстве, поэтому кратковрекменное отсутствие необходимо письменно подтвердить. Подав заявление, работник предоставит основания для отражения в табеле, где будут писаться фактически отработанные часы.

Кратковременное отсутствие

Составить его нужно с учетом принятой на предприятии стандартной формы или по общим правилам делопроизводства. Руководитель должен завизировать документ и передать в кадровую структуру для подготовки приказа.

Оплата выходного в счет отпуска

Даже один день, который разрешается сотруднику использовать в счет отпуска, необходимо оформить и оплатить соответствующим образом. Руководитель обязан соблюдать временные рамки выплаты компенсации – не позже трех дней до фактического отдыха, и проконтролировать эту процедуру.

Сложности возникают, если дополнительный свободный день сотрудник хочет получить срочно, и оповещает работодателя накануне или за день до назначенной даты. Вполне понятно, что он бухгалтерия не успеет начислить и перевести необходимую сумму, а сотрудник – ее получить.

Законодательством, а именно ст. 5.27 Кодекса, предусмотрена административная ответственность в виде предупреждения или штрафных санкций в отношении субъектов:

  • должностных лиц – в размере от 1 до 5 тысяч рублей;
  • индивидуальных предпринимателей – на аналогичную сумму;
  • руководителя организации, компании – 30-50 тыс. руб.

Чтобы избежать таких последствий, бухгалтер отмечает день отсутствия сотрудника рабочим, а его отгул фиксирует в ближайший период. Собрав все дополнительные выходные воедино и приплюсовав их к календарному отпуску, он начисляет положенную сумму и отражает количество дней в табеле.

Заключение

Если до положенного по плану отдыха еще далеко, а свободный день необходим уже завтра, следует написать заявление на один день в счет отпуска и согласовать это решение с администрацией, сохранив заработок. Пользуясь такими днями, важно помнить, что единовременно необходимо отгулять половину календарного периода – не меньше двух недель.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector