Порядок действий Прощальное письмо: как оповестить коллег об увольнении

26.07.2019

535

5 мин.

Понятие корпоративной этики сегодня присутствует далеко не в каждой компании. Но грамотный руководитель строит систему взаимодействия сотрудников так, что они превращаются людей, способных поддержать в трудные рабочие моменты. Несмотря на то, что личные взаимоотношения на предприятии не приветствуются, прощальное письмо коллегам при увольнении сотрудника будет получить приятно. Не следует путать текст сообщения с сантиментами – это просто дань уважения и способ оставить после себя хорошее впечатление, как о профессионале.

Содержание статьи:

Прощальное письмо при увольнении

Прощальные письма при увольнении негласны и не обязательны к исполнению нормативными актами, но в некоторых случаях их пишут и руководители и сотрудники.

О правилах корпоративной этики

Приняв на работу нового сотрудника, директор или другое уполномоченное лицо, рассказывает об обязательствах, штатном расписании и прочих важных моментах. Здесь нет слова о корпоративной этике, хотя негласно существуют следующие правила:

пунктуальность;
эмоциональная сдержанность;
дистанция – не рекомендуется обсуждать с сотрудниками личные проблемы;
аккуратность – в работе и во внешнем виде;
порядочность;
отсутствие родственников в качестве сотрудников;
этика телефонных разговоров – не приветствуется общение сотрудников с родственниками и друзьями по корпоративному телефону;
ценность времени – на работе нужно заниматься только рабочими вопросами;
финансовая независимость – не приветствуются займы денежных средств у коллег, а также использование чужих скрепок, листов, блокнотов и прочего;
отсутствие вредных привычек.

Большинством пунктов коллеги зачастую пренебрегают, отчего руководитель делает выводы о сотруднике, как о человеке. В случае сокращения штата директор также учитывает нарушения корпоративной этики – это указывает на отсутствие опыта, непрофессионализм, неряшливость и прочие отрицательные качества.

Важно знать! Прощальное письмо в данном случае улучшает мнение, хоть и бывшего, но директора. В особенности это важно, если руководитель должен составить рекомендательные письма о бывшем работнике для будущего работодателя.

Зачем пишут

Причин написания письма коллегам при увольнении несколько – это и желание просто попрощаться, и возможность пожелать коллективу достижения новых высот. Все обстоятельства, подвигнувшие сотрудника на этот шаг, представляются следующим образом:

элемент делового этикета – таким образом, оказывается обычное уважение к коллегам;
способ объяснить причину увольнения;
возможность оставить свои координаты для связи при желании и необходимости;
последняя возможность сгладить конфликт с руководством, если написать письмо лично шефу.

Зачастую увольнение сопряжено с определенным стрессом, вне зависимости от того, по какой причине происходит уход из коллектива. Если составить в спокойной обстановке сообщение на прощание, можно умерить свой пыл при увольнении с конфликтом.

Когда нужно писать, а когда нет

Написать прощальное письмо руководителю при увольнении, а также коллегам, можно, но иногда попросту не нужно. Не следует оставлять никаких сообщений коллективу, если уход сотрудника происходит в неуважительной обстановке. Зачастую в компаниях возникают ситуации, когда все коллеги хотят избавиться от одного работника, считая, что с ним трудно сработаться. Подобные моменты связаны в большинстве случаев с профессионализмом «изгоя». Несмотря на корпоративную этику и опыт, обращаться к сотрудникам в этом случае не следует.

А вот при отсутствии близкого общения, но желании оставить благодарность работникам, как раз и можно обойтись письмом. Текст носит положительный настрой, но пишется в деловом контексте.

Рекомендуется оставить послание коллегам, если сотрудник уходит на пенсию, переходить в другую организацию или занял высокую должность на прежнем предприятии. Им будут приятны напутственные слова.

Правила составления прощального письма

Текст прощального письма коллегам при увольнении должен быть составлен грамотно – с учетом сложившегося общения. Нельзя людям, с которыми увольняющийся общался только сугубо по работе, писать сообщение в шуточной форме. Рекомендуется изучить основные правила составления текста:

письмо не должно быть длинным – это утомит читателей;
текст может иметь шуточные фразы и предложения – это уместно при длительном сотрудничестве;
не следует использовать сложных конструкций, слов паразитов, жаргонных фраз и прочих неприятных включений – нужно помнить, что письмо об увольнении могут прочитать и руководители;
рекомендуется пожелать оставшимся в компании сотрудникам удачи, профессиональных достижений.

Пример письма
Прощальное письмо при увольнении или повышении партнерам должно включать несколько разделов:

приветствие – «Уважаемые коллеги» или «Дорогие сослуживцы», запрещено обращаться со словами «Привет!» и прочими подобными конструкциями;
указать факт увольнения, ухода на пенсию, перехода на другую должность;
объяснить свое отсутствие – причину увольнения указывают по желанию;
рекомендуется оповестить о новой работе, если имеет место быть перевод на другую должность;
написать слова благодарности за сотрудничество – некоторых сослуживцев можно выделить отдельно, обратившись к ним с уважением;
если есть пожелания относительно рабочего процесса, разрешается сделать это в письме – предложить оптимизацию системы в кратком виде и прочее.

Совет! В завершении желают сотрудникам спокойной работы, подъема по карьерной лестнице. Ставят подпись без даты.

Классические

Благодарственные письма сотрудникам при увольнении зачастую пишут в классической деловой форме, для которых инструкция представляется выше. Здесь не следует ставить восклицательных знаков и прочих усиливающих эмоциональный фон знаков препинания, чтобы не вводить коллег в заблуждение и неловкое состояние. К примеру, многоточие может говорить о двусмысленном контексте, что работникам будет неприятно.

Шутливые

Шутливыми письма коллегам при увольнении с работы должны быть в меру. Нельзя вспоминать тайны сотрудников, типа – «А помнишь, как мы с тобой закрыли начальника в кабинете?». Увольняющийся должен понимать, что остальной коллектив остается работать на предприятии и не следует портить им отношения с коллегами.

В стихах

В стихах прощальное письмо можно писать в любых случаях – при увольнении с предприятия, из офисной организации или творческой студии. Подобные сообщения всегда будут приятны коллегам. Положительно отзовется об уволившемся сотруднике и директор, даже если у него с ним были натянутые отношения.

Стихи не должны быть вульгарные или с большим количеством шуток. Достаточно 2-3 интересных рифм в классическом прощании с коллективом.

Как нельзя писать

В письме не должно быть эмоциональных сокращений, каверзных выражений, недостоверных сведений или колких замечаний в адрес коллег. В полной мере исключают грубость, хамство, нецензурные слова, фривольность.

Внимание! Нельзя писать текст, словно прощание идет с близкими друзьями. Если подобные отношения имеются между сотрудниками, им лучше оставить личные сообщения в телефоне или отправить их на электронную почту.

Нужно ли писать руководству

Каждый руководитель, каким бы строгим он ни был, лично переживает уход сотрудника – вне зависимости от причин. Если у уволившегося остались хорошие отношения с директором, ему можно прибегнуть к написанию прощального сообщения в классической форме без фамильярностей и прочих запрещенных моментов.

Отказаться от затеи следует в том случае, если увольнение сопровождалось скандалом. В этом случае работник может только усугубить ситуацию, особенно если составит текст таким образом, что получится двоякое восприятие. Также не стоит оставлять гневное письмо, поскольку директор, обидевшись, может серьезно испортить карьеру бывшего работника. Он попросту оповестит всех знакомых руководителей компаний о сложном характере человека, отчего они будут отказываться сотрудничать с ним.

Прощальное письмо на работе